ЭДО Лайт – бесплатный сервис электронного документооборота от Честного Знака

#Сидимдома

В пик пандемии коронавирусной инфекции в России большинство бухгалтеров уже «самоизолировались». Работать из дома помогает электронный документооборот. Но можно ли сделать работу бухгалтера на «удаленке» еще удобнее? Рассказывают эксперты IT-компании «Платформа ОФД».

Достаточно одной программы

Сервис «Платформа ЭДО» интегрировался в популярные бухгалтерские продукты 1C:Бухгалтерия предприятия 3.0, 1C:ERP Управление предприятием 2.2 и 2.4. Разработчики создали Обработку к программам 1С, которая позволяет отправлять УПД своим контрагентам из программы напрямую. Возможность использования привычного интерфейса 1С для отправки документов превратит программу в более универсальный инструмент для бухгалтера, который работает с информацией ОФД.

Автоматическое создание .xml УПД

Кто работает с решениями 1C, знает, что в типовых версиях программ нет возможности сохранения УПД в формате .xml, который требуется для отправки документа контрагенту. ЭДО изначально предполагает заполнение необходимой документации в 1С. С новой обработкой от «Платформы ЭДО» бухгалтер может автоматически генерировать такой документ прямо из программы 1C и из нее же отправлять УПД контрагенту. Раньше .xml документ нужно было создавать вручную, выгружать его из 1C и отправлять через программу ЭДО. Теперь этот процесс автоматизирован, достаточно установить внешнюю обработку 1С. Помимо отправки документа из 1C, ее возможности позволяют загружать в программу присланные от контрагентов документы.

Как начать пользоваться

Чтобы воспользоваться возможностью автоматически создавать УПД и отправлять его непосредственно из программы 1С, необходимо:

• Установить на компьютер программу КРИПТО-ПРО;
• Установить файл Обработки 1С, скачав ее по этой ссылке
• Получить или использовать уже имеющуюся КЭП;
• Получить API ID (токен) для авторизации в обработке.

Чтобы получить токен, необходимо перейти в ЛК «Платформы ЭДО» из Личного кабинета клиента (или ЛК Партнера) «Платформы ОФД» и ввести в адресную строку браузера https://edo.platformaofd.ru/token.

Полученное значение необходимо скопировать в обработку 1C. После этого можно начать пользоваться дополнением.

Настройка взаимодействие необходимой конфигурации 1С и обработки единоразовая и повторно ее производить не требуется.

Чтобы приобрести обработку для своей конфигурации 1С, необходимо обратиться к партнерам «Платформы ОФД» – сервисным центрам и центрам технического обслуживания онлайн-касс в своем регионе.

Не выходи из дома, не выходи из 1С

Пандемия подстегивает граждан и бизнес все чаще прибегать к технологиям электронного документооборота в целях поддержки стабильной работы предприятий и организаций. Новая разработка от «Платформы ЭДО» позволит сэкономить время на создании готового УПД, упростить отправку и всегда быть в курсе его движения благодаря возможности отслеживания статусов подписания документов. Теперь все эти действия можно делать в привычной программе 1С, без посещения офиса.

Пока бухгалтеры из других компаний вынуждены рисковать здоровьем, посещая офис и разгребая кипу бумаг, с помощью ЭДО и 1С можно заметно упростить свои рабочие процессы и успешно работать на «удаленке».

Общая информация

Если вы приобрели приложение «Маркировка», чтобы быстро зарегистрироваться в системе маркировки, воспользуйтесь сервисом в «Личный кабинет» → «Маркировка». Сервис поможет правильно настроить личный кабинет и Эвотор, а ещё — зарегистрироваться в ЭДО через один интерфейс.

Откройте «Личный кабинет» →«Маркировка».

Нажмите «Зарегистрироваться».

Если вы приобрели приложение «ЭДО», мастер настройки будет доступен в разделе «Личный кабинет» → «Документы (ЭДО)».

Если хотите добавить новые аккаунты ЭДО в Эвотор, перейдите в личном кабинете в раздел «Мои приложения» и откройте приложение, в составе которого включен ЭДО, добавление новых аккаунтов будет доступно на вкладке «Настройки»

Подключение ЭЦП

Для выполнения регистрации и дальнейшей работы через личный кабинет необходимо использовать электронную подпись.

Как выбрать электронную подпись

Чтобы личный кабинет мог с ней работать, предварительно потребуется настроить рабочее место.

Нажмите клавишу «Проверить», мастер настройки проверит готовность рабочего места к работе.

Если всё в порядке, вы увидите следующий шаг

Выбрав правильный магазин, нажмите «Продолжить».

Выбор оператора ЭДО

Список операторов, с которыми работает Эвотор

В ЭДО «СберКорус» нельзя зарегистрироваться через личный кабинет Эвотора — только войти, если у вас уже есть учётная запись.

У оператора «Контур Диадок» есть своя специфика подключения. Как подключить ЭДО «Контур Диадок»

Если у вас уже есть учётная запись в какой-либо из систем, нажмите «Войти». 

Нажмите «Далее».

Система создаст вам аккаунт в системе ЭДО и свяжет с ним сертификат УКЭП.

В случае появления ошибки, попробуйте применить решение из статьи Возможные ошибки при связывании учётной записи ЭДО с личным кабинетом Эвотор

Если у вас еще не создан кабинет в «Честном знаке», нужно его зарегистрировать. Как это сделать, описано в статье Регистрация в «Честном знаке»

Если  личный кабинет «Честного знака» у вас был создан ранее, то обязательно укажите Основного оператора ЭДО в личном кабинете «Честного знака». Подробнее смотрите в статье Добавить информацию об аккаунте ЭДО в «Честный знак». 

Цифровое взаимодействие между работодателем и сотрудником — тренд последних лет. Важную роль сыграли массовый переход на удаленную работу в период пандемии и принятый в 2021 году 377-ФЗ, который дополнил ТК РФ статьями об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.

Вслед за новыми возможностями перед компаниями встал вопрос о выборе системы для кадрового ЭДО.

На что обратить внимание при выборе системы

Хорошо ли вы знаете КЭДО? Проверьте себя! Система для КЭДО объединяет три стороны кадровых процессов: работодателя, сотрудников, государство. Поэтому при ее выборе нужно учитывать не только функциональность, но и удобство с точки зрения всех пользователей, а также возможность обеспечить легитимный документооборот.

На рынке КЭДО представлены около двух десятков сервисов и ПО. Сузить поиск помогут критерии:

• система для кадрового электронного документооборота может интегрироваться с популярными учетными системами и государственными сервисами («Госключ», «Работа в России»);
• доступ к КЭДО могут иметь все сотрудники: офисные, занятые на производстве, работающие дистанционно;
• система поддерживает не только оперативное, но и длительное хранение с обеспечением юридической значимости документов.

Пара слов о государственной информационной системе

Вести электронный документооборот с сотрудниками можно с помощью единой цифровой платформы «Работа в России». Такая возможность предусмотрена ТК РФ с 1 сентября 2022 года. Платить за использование ЕЦП работодателю не придется, это плюс. С другой стороны, «Работа в России» пока не может закрыть все потребности кадровых служб, в том числе согласование и массовое ознакомление с документами или интеграцию с учетными системами.

Любой сотрудник может потребовать выгружать его трудовые документы на платформу «Работа в России». Если такой функциональности нет в выбранной коммерческой системе, придется дорабатывать ее, чтобы не нарушать закон.

При сравнении готовых решений для КЭДО особое внимание мы уделили функциональности, удобству получения электронных подписей, вариантам размещения системы (облачное или локальное) и возможности создать юридически значимое хранение кадровых документов.

Обзор составлен на основании информации из открытых источников.

СБИС

Решение для организации кадрового документооборота для офисных и удаленных сотрудников.

Интерфейс системы для сотрудников

Возможности системы

• подписание более 160 типов документов без дублирования на бумаге: ЛНА, приказы, расчетные листы, графики отпусков и т. д.;
• электронный архив;
• личный кабинет сотрудника.

За дополнительную плату можно подключить корпоративный портал, кадровый учет и расчет ЗП.

Основные преимущества

• проработанный личный кабинет, вход с помощью учетной записи сотрудника в самой системе, соцсетях или из Госуслуг;
• можно создавать свои шаблоны документов и настраивать маршруты их согласований в визуальном конструкторе;
• мобильное приложение под Андроид и iOS. Можно использовать как корпоративную ленту новостей и мессенджер, запрашивать справки в отделе кадров и бухгалтерии и т. д.

Варианты размещения

Только облачное размещение.

Интеллектуальные механизмы

При оформлении документов по трудоустройству СБИС распознает загруженные сканы паспорта и СНИЛС.

Архивное хранение

Электронный архив кадровых документов вместе с информацией о подписях хранится на собственных серверах клиентов или в облаке.

Возможности интеграции

Готовый коннектор для 1С позволяет отправлять и получать кадровые документы, видеть их актуальное состояние. Также СБИС выгружает документы сотрудников на портал «Работа России».

Электронные подписи

СБИС работает со всеми типами электронных подписей: ПЭП, НЭП и КЭП. Выдать УНЭП можно прямо на рабочем месте сотрудника, не посещая удостоверяющий центр.

Тестовый доступ

На сайте можно запросить доступ к информационному стенду с настроенными бизнес-процессами.

Directum HR Pro

Экосистема решений для управления цифровыми HR-процессами, документами и сервисами. Можно внедрить только КЭДО или любое другое решение из системы, в зависимости от текущих бизнес-задач компании. Опыт вендора в разработке систем ЭДО — более 20 лет.

Личный кабинет сотрудника в Directum HR Pro

Возможности системы

• кадровый ЭДО с подписанием облачными УНЭП;
• планирование отпусков в цифровом виде;
• электронное оформление командировок и авансовых отчетов;
• онлайн-трудоустройство, увольнение, переводы сотрудников;
• отправка заявок в сервисные подразделения компании (IT-отдел, бухгалтерия, кадровая служба) из личного кабинета;
• разграничение прав доступа к документам для обеспечения конфиденциальности;
• система оповещений по SMS, email или через мессенджеры и т. д.;
• долгосрочное хранение кадровых документов с поддержкой юридической значимости.

Основные преимущества

• большой набор возможностей для цифровизации кадровых процессов, а не только подписание документов;
• адаптация под требования бизнеса: от добавления новых видов документов до настройки маршрутов согласования;
• доступ в личный кабинет с ПК или смартфона, что удобно для внеофисных сотрудников;
• вместе с системой бесплатно предоставляются пакет документов по электронному взаимодействию с работниками;
• позиционируется как разработка для российских компаний в соответствии с законодательством РФ, заявлена совместимость с отечественным ПО, в том числе с ОС на базе Linux. Входит в Единый реестр российских программ.

Варианты размещения

Система доступна как в облаке, так и локально.

Интеллектуальные механизмы

Есть возможность подключить интеллектуальные механизмы для распознавания документов (паспорта, авансовые отчеты и т. д.). Инструменты по распознаванию и автоматическому занесению документов в систему снимают нагрузку с HR-специалистов.

Архивное хранение

Система поддерживает юридическую значимость документов на всем сроке хранения: используются регулярные штампы времени, электронная подпись в формате CADES-A.

Возможности интеграции

• расширение для обмена данными с 1С: ЗУП, интеграция с другими учетными и HRM-системами по API;
• есть выгрузка и подписание документов через портал «Работа в России».

Электронные подписи

Система работает с любыми видами электронной подписи: простой ЭП, УНЭП, УКЭП, можно применять ПЭП портала «Работа в России» или воспользоваться интеграцией с приложением «Госключ».

Усиленные неквалифицированные подписи выдаются сотрудникам в один клик прямо в системе. Работники могут быстро и безопасно подписывать документы в электронном виде — для этого нужен только мобильный телефон.

Пробный доступ

На сайте можно запросить индивидуальную демонстрацию сервиса. Специалисты свяжутся с вами, проведут бесплатную консультацию и рассчитают стоимость решения.

Сбер.Корус

Решение для подписания электронных кадровых документов. С помощью системы можно узнать статус документов и сроки их подписания, отправить напоминания сотрудникам через email.

Учетная запись сотрудника

Возможности системы

• электронное подписание всех кадровых документов;
• просмотр статусов документов и сроков их подписания;
• управление напоминаниями сотрудников через email.

Основные преимущества

• упрощенное трудоустройство и регистрация сотрудников с помощью СберID;
• выпуск УНЭП в сервисе КЭДО. Заявление на ЭП подписывается через SMS;
• подписание кадровых документов возможно со смартфона, компьютера или инфокиоска.

Варианты размещения

Решение доступно только в облаке.

Архивное хранение

Хранение и архивация документов в соответствии законодательством. Возможности интеграции Есть интеграционный модуль КЭДО для работы в 1С: ЗУП. Подключение к SAP, 1 °C, Босс-Кадровик, Битрикс доступно через открытый API.

Электронные подписи

Выпуск УНЭП в сервисе КЭДО в 2 клика. Заявление на ЭЦП создается и подписывается через SMS. Тестовый доступ На сайте можно оставить заявку, чтобы оценить сервис в действии на онлайн-встрече с представителем компании.

HR-Link

Платформа для кадрового электронного документооборота. На рынке с 2020 года. Включен в реестр отечественного ПО.

Интерфейс системы для сотрудника

Возможности системы

• создание и подписание всех видов кадровых документов, предусмотренных законодательством;
• настройка гибких маршрутов подписания;
• хранение кадровых документов в облачном архиве;
• уведомления о сроках и статусе документов;
• отслеживание статуса документа.

Основные преимущества

• есть все опции для разных этапов работы с документом;
• возможность добавить шаблоны заявлений;
• доступ с любого типа устройств: смартфоны, планшеты, ноутбуки;
• возможность подписать документ при помощи одноразового кода из SMS.
• напоминания сотрудникам о подписании документов по SMS, email, Whatsapp, Telegram, Viber и пр.

Варианты размещения

Облачное и локальное размещение.

Возможности интеграции

Есть преднастроенная интеграция с 1С: ЗУП. К другим учетным системам — SAP, 1 °C, Босс-Кадровик, Битрикс и др. — доступно подключение через API.

Реализована авторизация через портал «Работа в России» с использованием ЕСИА.

Архивное хранение

Облачный электронный архив для легкого поиска кадровых документов: по сотрудникам, документам и подразделениям.

Электронные подписи

Поддерживает все виды электронных подписей, предусмотренные в 63-ФЗ: УКЭП, УНЭП, ПЭП портала «Работы в России», а также Госключ.

Тестовый доступ

Можно заказать индивидуальную демонстрацию платформы.

1С: Кабинет сотрудника

Решение от одного из старейших игроков на рынке ERP-систем. Подходит для оперативного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам.

Мобильный интерфейс 1С: Кабинет сотрудника

Возможности системы

• выдача расчетных листков в электронном виде;
• заказ электронных справок с места работы, 2-НДФЛ;
• обмен кадровыми документами, в т. ч. приказы о приеме, переводе, отпуске;
• отправка заявлений на отпуск или отгул, уведомлений об отсутствии на рабочем месте.

Основные преимущества

• система заточена на то, чтобы все необходимые операции сотрудник мог совершить c мобильного телефона и планшета;
• широкая сеть франчайзи, на рынке много специалистов по настройке.

Варианты размещения

Возможна облачная поставка или на локальных серверах компании.

Возможности интеграции

Есть интеграция с 1С: ЗУП, 1С: Бухгалтерия, 1С: ERP.

Архивное хранение

Нет готового решения для долговременного хранения с усовершенствованием ЭП.

Электронные подписи

Сотрудники могут получить УНЭП в мобильном приложении сервиса.

Тестовый доступ

Бесплатный период нужно уточнять у франчайзи 1С.

Сравнительная таблица систем для КЭДО

Вместо итогов предлагаем вам воспользоваться «шпаргалкой» для наглядного сравнения возможностей и особенностей систем.

Чтобы прочитать эту статью до конца, авторизуйтесь или зарегистрируйтесь