Представляем «Личный кабинет сотрудника» — решение Directum для быстрого доступа к корпоративным услугам

Что такое «1С:Кабинет сотрудника» и как его создать

• Анна Александрова Специалист отдела сопровождения 1С

Компания «СИТЕК» оказывает услуги внедрения «Кадрового ЭДО в 1С» в любом регионе России.

«1С:Кабинет сотрудника» – это личный кабинет сотрудника, онлайн-сервис, который упрощает взаимодействие сотрудников предприятия и кадровой службы, переводя его с бумажных документов в электронный вид. На сегодняшний день с помощью сервиса можно решать все наиболее важные и частые задачи:

• видеть данные о зарплате, подтверждать получение расчетных листков;
• подавать заявление на отпуск и контролировать остаток отпускных дней;
• отправлять заявление об отсутствии на работе по личным и другим причинам;
• сообщать отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении;
• заказывать различные справки (2-НДФЛ, с места работы, для визы, об использованных отпусках и др.).

Как это работает?

Сервис работает в следующих программах:

• «1С:Зарплата и управление персоналом базовая» ред. 3 с версии 3.1.14.305;
• «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166;
• «1С:Комплексная автоматизация 2» с версии 2.4.13.46;
• «1С:ERP Управление предприятием 2» с версии 2.4.13.46. 

Необходимые данные из программы 1С выгружаются в «Кабинет сотрудника» при его подключении автоматически и так же автоматически загружаются обратно. Например, из 1С в сервис выгружается расчетный листок, а из сервиса в 1С загружается готовый запрос по справке 2-НДФЛ от сотрудника.

В «Кабинете сотрудника» можно работать как с подключенным «Кадровым электронным документооборотом» (КЭДО), так и без него. КЭДО позволяет подписывать документы на прием, увольнение, отпуска, кадровые перемещения и т. п. квалифицированной подписью. Если КЭДО не настроен, то через «Кабинет сотрудника» можно только заказывать справки и смотреть данные по зарплате.

«1С:Кабинет сотрудника» можно подключить на тестовый бесплатный период сроком 45 дней. При первой настройке сервиса бесплатный период активируется автоматически. Стоимость дальнейшего использования сервиса варьируется в зависимости от того, сколько сотрудников планируется подключить к «Кабинету». Например, базовый вариант на 10 человек обойдется в 280 рублей в месяц, на 50 человек – 1400 рублей и т. д. (цены указаны на начало 2022 года).

Как создать «1С:Кабинет сотрудника»?

Настройка сервиса достаточно проста и занимает минимум времени. Для начала необходимо, в зависимости от использующейся программы 1С, перейди в меню «Кадры» или меню «Зарплата» и выбрать пункт «Сервис 1С:Кабинет сотрудника». Откроется первоначальная форма настройки, в которой необходимо указать адрес, по которому сервис в интернете смогут найти сотрудники предприятия, а также название компании.

Далее в этой же форме указываются данные администратора – человека, который будет осуществлять управление сервисом и создавать личные кабинеты для сотрудников (требуется действующая электронная почта и номер телефона). Также в этой же форме можно сразу создать список сотрудников, для которых в сервисе требуется создать личные кабинеты, либо сделать это позже.

В случае успешного подключения форма обновится – теперь на ней будут указаны возможности настройки кабинета и ссылка на сервис. По этой ссылке необходимо перейти указанному ответственному лицу (администратору). При первом переходе администратору необходимо пройти стандартную процедуру подтверждения номера телефона (на него придет SMS) и проверки адреса электронной почты.

Использование сервиса администратором

При входе в кабинет администратору показывается главная страница с основной информацией:

Вся информация удобно сгруппирована по разделам. Для создания личных кабинетов и отправки приглашений в сервис другим сотрудникам компании необходимо перейти в раздел «Администрирование»:

Для создания кабинета, отправки приглашения или другого действия нужно поставить галочку напротив имени сотрудника, нажать кнопку «Выполнить» и выбрать операцию:

После выбора значок напротив сотрудника изменится:

Как настроить личный кабинет у сотрудника предприятия?

Со стороны сотрудника никаких дополнительных настроек не требуется. Как только администратор создаст для конкретного сотрудника кабинет и отправит приглашение, он получит соответствующее уведомление с ключом активации. Все, что ему требуется сделать – зайди в сервис и ввести этот ключ при первом входе в кабинет:

После этого система отправит SMS с кодом подтверждения (только при первом входе в кабинет), далее предложит установить собственный пароль:

После того как сотрудник вошел в систему, он может приступить к использованию всех возможностей своего кабинета. Например посмотреть свой расчетный лист:

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» – очень удобный инструмент для любого современного предприятия. Он значительно ускоряет кадровый документооборот, а также упрощает взаимодействие сотрудников с бухгалтерией по любым вопросам. Наиболее эффективно сервис работает при подключении «Кадрового электронного документооборота» (КЭДО), о котором мы расскажем в следующей статье.

Закажите создание личного кабинета сотрудника и настройку кадрового ЭДО в компании СИТЕК, и мы поможем вам организовать работу “под ключ”.

____________________________________

В условиях удаленной работы многих сотрудников компании все более популярным становится сервис «1С:Кабинет сотрудника».

Компания «1С‑Рарус» провела вебинар, в котором подробно был рассмотрен функционал сервиса.

Если вы пропустили вебинар, оставляем ссылку:

Мы также решили показать вам функционал «1С:Кабинет сотрудника» в статье.

Мы расскажем:

Что такое «1С:Кабинет сотрудника»?

«1С:Кабинет сотрудника» был создан, чтобы пользователи могли работать с кадровыми документами при удаленной работе. С помощью сервиса, встроенного в программные продукты 1С, можно настраивать электронный кадровый документооборот внутри компании.

Как происходит подключение сервиса?

Рассмотрим подключение на примере конфигурации 1С:ЗУП.

1. На вкладке «Кадры» выбираем «Сервис 1С:Кабинет сотрудника».
2. В открывшемся регистрационном окне указываем адрес сервиса вашего предприятия в Интернете, название организации, ответственного.
3. Нажимаем «Подключить».
4. Появляются данные о том, что пользователь подключил сервис «1С:Кабинет сотрудника».
5. Переходим по ссылке информационного письма.
6. Указываем номер телефона. Получаем код.
7. Вводим код в соответствующее поле. Теперь пользователь активирован в сервисе «1С:Кабинет сотрудника».
8. Придумываем логин и пароль для личного кабинета. Нажимаем «Продолжить».

Настройка сервиса

Настройка публикации сотрудников

1. Заходим в информационную базу.
2. Переходим в раздел «Сервис 1С:Кабинет сотрудника».
3. Нажимаем кнопку «Обновить публикацию».
4. Выбираем сотрудников, которых собираемся публиковать.
5. Нажимаем кнопку «Опубликовать».

Обратите внимание: у публикуемых сотрудников обязательно должны быть указаны электронная почта и телефон. В противном случае сотрудники без этих данные не будут опубликованы.

Администрирование опубликованных пользователей

1. В личном кабинете «1С:Кабинет сотрудника» появляются сотрудники, готовые к публикации.
2. Выбираем из перечня сотрудников, которые будут опубликованы.
3. Нажимаем пункт «Создать кабинеты».
4. Отправляем приглашение. Сотрудникам на мобильный телефон или почту придет уведомление о том, что был создан личный кабинет.

Обратите внимание: Сервис оптимизирован и кастомизирован под различные операционные системы. Это позволяет сотруднику работать в своем личном кабинете не только с компьютера, но и со смартфона, планшета и других гаджетов.

Установка сертификата

После регистрации в сервисе происходит установка сертификата.

1. Заходим в «Настройки».
2. Нажимаем на ссылку «Скачать корневой сертификат».
3. Ставим галочку «Использовать кадровый ЭДО» и устанавливаем корневой сертификат.
4. После установки нажимаем на файл правой кнопкой мыши и выбираем «Поместить сертификат в следующее хранилище».
5. Нажимаем кнопку «Обзор», «Доверенные корневые центры сертификатов», затем «ОК».

Сервис готов к работе.

Получение ЭЦП для КЭДО

При работе с сервисом можно использовать УНЭП или УКЭП. Соответственно, когда ответственные лица находятся в офисе, они используют усиленный качественный сертификат электронной подписи и, соответственно, привязывают его к программе.

Для получения простой электронной цифровой подписи:

1. Заходим в раздел «Главное».
2. В правом нижнем углу нажимаем на вход в профиль.
3. На открывшейся странице можно заказать электронную цифровую подпись. Она хранится на серверах фирмы «1С» или там, где создан «1С:Кабинет сотрудника».
4. Сотрудник нажимает «Создать электронную цифровую подпись», после чего создается простая электронная подпись, которая хранится на сервере и ей можно подписывать кадровые документы.

Функционал «1С:Кабинет сотрудника»

Расчетные листки

Отправка:

1. Переходим в кабинет сотрудника.
2. Переходим по ссылке «Расширенные возможности публикации расчетных листков», где можно указывать, будет ли отображаться зарплата полностью или нет.
3. Вводим наименование организации.
4. Выбираем, какие расчетные листки публиковать.

Получение:

В личном кабинете самого сотрудника в разделе «Зарплата» появляется расчетный лист.

Отсутствие

1. Указываем «Личные дела».
2. Указываем сколько и какое время будем отсутствовать (целый день, несколько часов и т. д.).
3. Указываем, кто будет замещать сотрудника.
4. Можно добавить файл-обоснование — прикрепить документы о причине отсутствия.
5. Нажимаем кнопку «Отметить это отсутствие». Соответственно, данные попадают на сервер, а потом с помощью связи с ПП 1С у координатора появляется в информационной базе заявка на отсутствие сотрудника.

Отпуск

1. Указываем, что это не личные дела, а отпуск либо за свой счет, либо полагающийся законодательством.
2. Указываем период.
3. При необходимости прикрепляем документы для обоснования отпуска.
4. Передаем заявление на отпуск. В информационную базу ответственному лицу придет оповещение, что сотрудник подал заявку на отпуск.

Назначение координатора

Для тех, кто производит какие-либо действия с сервисом «1С:Кабинет сотрудника»:

1. В разделе «Администрирование» переходим в «Органайзер».
2. Находим подраздел «Бизнес-процессы и задачи».
3. Ставим одноименную галочку и указываем, кому будут приходить различные заявки от сотрудников.

Работа координатора

1. В информационной базе переходим в раздел «Главное», затем «Мои задачи». Здесь координатору видны все заявки сотрудников.
2. Он переходит по этой задаче, видит все данные и вводит заявление, например, на отпуск, после чего это заявление уходит в личный кабинет сотрудника.

Изменение личных данных

1. Заходим в профиль в нижнем правом углу.
2. По кнопке «Изменить мои данные» указываем изменения.
3. Эти данные также приходят в базу и координатору приходит соответствующая задача. Координатор изменяет личные данные, принимает к исполнению и нажимает кнопку «Выполнено».

Заказ справок

Сервис позволяет заказывать следующие справки:

• 2-НДФЛ,
• c места работы,
• по использованным отпускам.

Координатору также приходит заявка на выдачу справки, и он может сформировать справку и отправить в личный кабинет. Справку можно получить в личном кабинете.

Настройки для отправки кадровых документов

1. Переходим в раздел «Настройка», затем «Кадровый учет».
2. Устанавливаем флажок напротив «Используется интеграция с порталом „Работа в России“».

Отправка кадровых документов

1. Нажимаем «Печать». В выпадающем списке видим: «Приказ о приеме». Заходим.
2. В печатной форме приказа видим кнопку «Передать на „Работа в России“» и «1С:Кабинет сотрудника»». Соответственно, этот приказ уже можно подписать электронной цифровой подписью и отправить сотруднику.

Обратите внимание: Сервис не входит в состав договора ИТС ПРОФ.

Мы подробно рассмотрели работу с сервисом «1С:Кабинет сотрудника».

Оставайтесь с нами. Регистрируйтесь на вебинары и узнавайте новое вместе с «1С‑Рарус».

СТАТЬИ ОТ ЭКСПЕРТОВ

• От экспертов «1С‑Рарус»: Установка серверной части 1С в Linux среде (сентябрь 2021)
• От экспертов «1С‑Рарус»: Руководство по установке сервера 1С на Linux (декабрь 2019)
• От экспертов «1С‑Рарус»: Производительность нового RLS в 1С БСП 3. Переходить или нет?
• От экспертов «1С‑Рарус»: Оптимизация перезапуска рабочих процессов на платформе «1С» 8.3.15 и выше
• От экспертов «1С‑Рарус»: Аварийное завершение рабочих процессов кластера «1С» и полнотекстовый поиск данных
• От экспертов «1С-Рарус»: Подходы к сценарному тестированию на примере 1С:Общепит и 1С:Сценарное тестирование

Все статьи

Кадровые процессы без бумаг и лишних коммуникаций Оставить заявку

Unicon Outsourcing Кадровое делопроизводство Электронный кадровый документооборот

Личный кабинет — инструмент самообслуживания сотрудников для оперативного решения кадровых вопросов. Наше решение создано на базе 1С с возможностью подключения функции кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Личный кабинет и кадровый ЭДО – это:

50% сокращение коммуникаций между сотрудниками и кадровой службой

100% сокращение процесса сбора физических подписей, файлирования и хранения документов

Личный кабинет с КЭДО позволяет:

Rockwool

Расчет заработной платы, личный кабинет

IHG

Комплексные бухгалтерские и кадровые услуги для гостиничного бизнеса

Hipra

Расчет зарплаты, кадровый учет, охрана труда

Другие услуги Unicon Outsourcing

Кадровый учет

узнать подробнее

Web-табель

узнать подробнее

Web-портал для расчетных листков

узнать подробнее

Кадровый учет

Web-табель

Web-портал для расчетных листков

Личный кабинет — персонализированный интерфейс сотрудников на базе 1С, который упрощает процедуру согласования заявок и снижает нагрузку на HR-отдел и бухгалтерию. Гибкая настройка процессов, автоматизация переноса данных и использование проверочных отчетов уменьшают влияние человеческого фактора и минимизируют количество ошибок.

Электронный кадровый документооборот (КЭДО), реализованный в инструменте, позволяет сотрудникам подписывать заявления и приказы на отпуск, отгулы и командировки электронной подписью, что уменьшает количество документов в бумажном виде.  Данное решение сопровождается положением и соглашением с работником, регулирующим применение электронного кадрового документооборота в компании в соответствии с ТК РФ. 

Назначение и преимущества сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

1С:Кабинет сотрудника – новый сервис для:

• сотрудников — могут просматривать свои расчетные листки и другие данные, информировать работодателя о своем отсутствии, подавать запросы на справки и т.д.
• руководителей – получение информации по своим сотрудникам, утверждение заявок от сотрудников и т.д.

Основные преимущества сервиса:

• Отдельное приложение, не требуется отдельная лицензия 1С:Предприятие для каждого пользователя-сотрудника, сотрудникам не нужно предоставлять доступ к базе 1С:ЗУП 8
• Мобильное приложение (использование на смартфоне) + веб-версия (использование на компьютере)

Сервис 1С:Кабинет сотрудника надежен, безопасен, удобен.

Вид веб-версии сервиса 1С:Кабинет сотрудника.

Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:

В Публикации расчетных листков в специальном разделе можно:

• посмотреть ранее опубликованные расчетные листки;
• переопубликовать расчетные листки.

Очередная публикация расчетных листков настраивается в одноименном разделе.

Публикации можно производить по подразделениям.

Цена сервиса 1С Кабинет сотрудника зависит от количества работников. Подробнее о стоимости здесь >>

Мы рассмотрели преимущества и возможности личного кабинета сотрудника в 1С, а также подключение и настройку сервиса 1С Кабинет сотрудника.

Если Вы еще не подписаны:

или

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Содержание статьи: КЭДО — что это? Видеообзор сервиса 1С:Кабинет сотрудника Настройки в сервисе 1С:Кабинет сотрудника Использование КЭДО в сервисе 1С:Кабинет сотрудника КЭДО — что это? Кадровые документы можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. При этом создавать аналоги документов в бумажном виде не обязательно. Это подтверждает Федеральный закон № 377-ФЗ от 22.11.2021 г, который внес дополнения в Трудовой кодекс. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — добровольный для всех работодателей. Можно оформлять документы в электронном формате без дублирования на бумаге: трудовой договор (в т.ч. срочный) ученический договор договор о полной материальной ответственности приказ на отпуск распоряжение об отправке в командировку и другие Некоторые документы нельзя переводить в электронный вид (ч. 3 ст. 22.1 ТК). Например: акты о несчастном случае по установленной форме; приказы (распоряжения) об увольнении; документы, которые подтверждают прохождение сотрудником инструктажей по охране труда, в т.ч. лично подписываемых им. Особенно актуально использование КЭДО для дистанционных сотрудников: документы можно подписывать электронной подписью, и при этом не нужно отправлять бумажный пакет документов. Видеообзор сервиса 1С:Кабинет сотрудника Записали подробный видеообзор, в котором руководитель зарплатного отдела Юлия Тимошенкова показывает работу сервиса. Как настроить КЭДО в 1С:Кабинет сотрудника? В программах 1С можно работать с КЭДО через сервис 1С:Кабинет сотрудника. Для этого необходимо предварительно выполнить следующие действия: Включить такую возможность в настройках сервиса Сохранить и установить корневой сертификат электронных подписей Каждому сотруднику, желающему стать участником КЭДО, самостоятельно в своем кабинете сформировать свой сертификат электронной подписи Включить такую возможность и подключить сертификаты электронных подписей в 1С:ЗУП. Подключить КЭДО в сервисе 1С:Кабинет сотрудника нетрудно: Кадры – 1С:Кабинет сотрудника – Настройки: Чтобы пользоваться электронными подписями, нужно поставить галочку «Электонные подписи» в настройках обмена электронными документами: Администрирование — Обмен электронными документами Сюда необходимо добавить сертификат электронной подписи руководителя организации. Настройки в сервисе 1С:Кабинет сотрудника Также установить использование КЭДО нужно и в кабинете сотрудника, ответственного за администрирование кабинетов, а также установить напоминания об отсутствии подписей у других сотрудников организации, использующих сервис. Для каждой организации или ИП, которые используют сервис, формируется корневой сертификат — электронная подпись.  Этот сертификат электронной подписи в дальнейшем используется для формирования электронных подписей сотрудников и для проверки их подлинности.  Ключ корневого сертификата неизвестен никому из сотрудников, даже ответственному за подключение. Для использования корневого сертификата для проверки подлинности подписей сотрудников ответственному за подключение необходимо скачать сертификат (Администрирование – Настройки) и импортировать его в хранилище доверенных корневых сертификатов на компьютере кадровика или бухгалтера. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мыши по файлу сертификата: Далее каждому сотруднику, желающему присоединиться к КЭДО, необходимо выпустить себе сертификат электронной подписи в 1С:Кабинет сотрудника.  После этого необходимо придумать пароль для своей электронной подписи и дважды ввести его. Обратите внимание! Электронные подписи сотрудников являются усиленными неквалифицированными электронными подписями (УНЭП). Их можно использовать только в электронном документообороте между сотрудником и его работодателем.  #BLOCK_LINK# Использование КЭДО в сервисе 1С:Кабинет сотрудника Любые документы, обмен которыми осуществляется в рамках сервиса 1С:Кабинет сотрудника, можно подписывать ЭЦП и хранить электронные версии данных документов. Например, можно отправить подписанное работником заявление на отпуск без сохранения заработной платы, согласовать его с ответственным лицом и подписать приказ о предоставлении отпуска.  Далее в сервисе 1С:Кабинет сотрудника данному сотруднику необходимо подписать заявление своей УНЭП. После проведения процедуры обмена с сервисом 1С:Кабинет сотрудника данное заявление отразится у ответственного лица в 1С:ЗУП (Главное – Сервис – Мои задачи). Приложенным документом в данной задаче будет подписанное УНЭП сотрудника заявление о предоставлении отпуска. Его можно выгрузить и сохранить вместе с электронной подписью сотрудника. Далее необходимо принять задачу к исполнению: Ввести документ отпуска: И при печати данного документа появится возможность передать его в 1С:Кабинет сотрудника, а также подписать и сохранить. После этого задачу можно отметить выполненной. Статью в виде инструкции можно скачать, чтобы она всегда была под рукой, даже если нет интернета. Скачать инструкцию .pdf Далее в 1С:ЗУП в Документах кадрового ЭДО появятся обработанные документы – заявление сотрудника и приказ о предоставлении отпуска: При этом в карточке электронного документооборота необходимо проверить подлинность подписи сотрудника (с помощью ключа корневого сертификата, который установлен на данном компьютере). После установки электронной подписи руководителя в 1С:ЗУП станет доступной возможность подписать данный кадровый приказ его ЭЦП и сохранить карточку электронного документооборота. Обратите внимание! Начиная с версии 1С:ЗУП 3.1.18.425 / 3.1.21.65 существует возможность передавать в кабинеты сотрудников произвольные документы и подписывать их в рамках КЭДО. Об этом расскажем в следующих статьях. Нужна помощь с программами 1С? Решаем задачи точечно или берем программу на постоянное сопровождение: внедряем и настраиваем обучаем ваших сотрудников работе с 1С настраиваем интеграцию программ 1С между собой и другими системами регулярно обновляем дорабатываем программы под ваши задачи Обсудить задачу