“ТопФактор: Личный кабинет сотрудника” – цифровое рабочее место и автоматизация внутрикорпоративных процессов

Что такое «1С:Кабинет сотрудника» и как его создать

• Анна Александрова Специалист отдела сопровождения 1С

Компания «СИТЕК» оказывает услуги внедрения «Кадрового ЭДО в 1С» в любом регионе России.

«1С:Кабинет сотрудника» – это личный кабинет сотрудника, онлайн-сервис, который упрощает взаимодействие сотрудников предприятия и кадровой службы, переводя его с бумажных документов в электронный вид. На сегодняшний день с помощью сервиса можно решать все наиболее важные и частые задачи:

• видеть данные о зарплате, подтверждать получение расчетных листков;
• подавать заявление на отпуск и контролировать остаток отпускных дней;
• отправлять заявление об отсутствии на работе по личным и другим причинам;
• сообщать отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении;
• заказывать различные справки (2-НДФЛ, с места работы, для визы, об использованных отпусках и др.).

Как это работает?

Сервис работает в следующих программах:

• «1С:Зарплата и управление персоналом базовая» ред. 3 с версии 3.1.14.305;
• «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166;
• «1С:Комплексная автоматизация 2» с версии 2.4.13.46;
• «1С:ERP Управление предприятием 2» с версии 2.4.13.46. 

Необходимые данные из программы 1С выгружаются в «Кабинет сотрудника» при его подключении автоматически и так же автоматически загружаются обратно. Например, из 1С в сервис выгружается расчетный листок, а из сервиса в 1С загружается готовый запрос по справке 2-НДФЛ от сотрудника.

В «Кабинете сотрудника» можно работать как с подключенным «Кадровым электронным документооборотом» (КЭДО), так и без него. КЭДО позволяет подписывать документы на прием, увольнение, отпуска, кадровые перемещения и т. п. квалифицированной подписью. Если КЭДО не настроен, то через «Кабинет сотрудника» можно только заказывать справки и смотреть данные по зарплате.

«1С:Кабинет сотрудника» можно подключить на тестовый бесплатный период сроком 45 дней. При первой настройке сервиса бесплатный период активируется автоматически. Стоимость дальнейшего использования сервиса варьируется в зависимости от того, сколько сотрудников планируется подключить к «Кабинету». Например, базовый вариант на 10 человек обойдется в 280 рублей в месяц, на 50 человек – 1400 рублей и т. д. (цены указаны на начало 2022 года).

Как создать «1С:Кабинет сотрудника»?

Настройка сервиса достаточно проста и занимает минимум времени. Для начала необходимо, в зависимости от использующейся программы 1С, перейди в меню «Кадры» или меню «Зарплата» и выбрать пункт «Сервис 1С:Кабинет сотрудника». Откроется первоначальная форма настройки, в которой необходимо указать адрес, по которому сервис в интернете смогут найти сотрудники предприятия, а также название компании.

Далее в этой же форме указываются данные администратора – человека, который будет осуществлять управление сервисом и создавать личные кабинеты для сотрудников (требуется действующая электронная почта и номер телефона). Также в этой же форме можно сразу создать список сотрудников, для которых в сервисе требуется создать личные кабинеты, либо сделать это позже.

В случае успешного подключения форма обновится – теперь на ней будут указаны возможности настройки кабинета и ссылка на сервис. По этой ссылке необходимо перейти указанному ответственному лицу (администратору). При первом переходе администратору необходимо пройти стандартную процедуру подтверждения номера телефона (на него придет SMS) и проверки адреса электронной почты.

Использование сервиса администратором

При входе в кабинет администратору показывается главная страница с основной информацией:

Вся информация удобно сгруппирована по разделам. Для создания личных кабинетов и отправки приглашений в сервис другим сотрудникам компании необходимо перейти в раздел «Администрирование»:

Для создания кабинета, отправки приглашения или другого действия нужно поставить галочку напротив имени сотрудника, нажать кнопку «Выполнить» и выбрать операцию:

После выбора значок напротив сотрудника изменится:

Как настроить личный кабинет у сотрудника предприятия?

Со стороны сотрудника никаких дополнительных настроек не требуется. Как только администратор создаст для конкретного сотрудника кабинет и отправит приглашение, он получит соответствующее уведомление с ключом активации. Все, что ему требуется сделать – зайди в сервис и ввести этот ключ при первом входе в кабинет:

После этого система отправит SMS с кодом подтверждения (только при первом входе в кабинет), далее предложит установить собственный пароль:

После того как сотрудник вошел в систему, он может приступить к использованию всех возможностей своего кабинета. Например посмотреть свой расчетный лист:

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» – очень удобный инструмент для любого современного предприятия. Он значительно ускоряет кадровый документооборот, а также упрощает взаимодействие сотрудников с бухгалтерией по любым вопросам. Наиболее эффективно сервис работает при подключении «Кадрового электронного документооборота» (КЭДО), о котором мы расскажем в следующей статье.

Закажите создание личного кабинета сотрудника и настройку кадрового ЭДО в компании СИТЕК, и мы поможем вам организовать работу “под ключ”.

____________________________________

Назначение и преимущества сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

1С:Кабинет сотрудника – новый сервис для:

• сотрудников — могут просматривать свои расчетные листки и другие данные, информировать работодателя о своем отсутствии, подавать запросы на справки и т.д.
• руководителей – получение информации по своим сотрудникам, утверждение заявок от сотрудников и т.д.

Основные преимущества сервиса:

• Отдельное приложение, не требуется отдельная лицензия 1С:Предприятие для каждого пользователя-сотрудника, сотрудникам не нужно предоставлять доступ к базе 1С:ЗУП 8
• Мобильное приложение (использование на смартфоне) + веб-версия (использование на компьютере)

Сервис 1С:Кабинет сотрудника надежен, безопасен, удобен.

Вид веб-версии сервиса 1С:Кабинет сотрудника.

Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:

В Публикации расчетных листков в специальном разделе можно:

• посмотреть ранее опубликованные расчетные листки;
• переопубликовать расчетные листки.

Очередная публикация расчетных листков настраивается в одноименном разделе.

Публикации можно производить по подразделениям.

Цена сервиса 1С Кабинет сотрудника зависит от количества работников. Подробнее о стоимости здесь >>

Мы рассмотрели преимущества и возможности личного кабинета сотрудника в 1С, а также подключение и настройку сервиса 1С Кабинет сотрудника.

Если Вы еще не подписаны:

или

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

В условиях удаленной работы многих сотрудников компании все более популярным становится сервис «1С:Кабинет сотрудника».

Компания «1С‑Рарус» провела вебинар, в котором подробно был рассмотрен функционал сервиса.

Если вы пропустили вебинар, оставляем ссылку:

Мы также решили показать вам функционал «1С:Кабинет сотрудника» в статье.

Мы расскажем:

Что такое «1С:Кабинет сотрудника»?

«1С:Кабинет сотрудника» был создан, чтобы пользователи могли работать с кадровыми документами при удаленной работе. С помощью сервиса, встроенного в программные продукты 1С, можно настраивать электронный кадровый документооборот внутри компании.

Как происходит подключение сервиса?

Рассмотрим подключение на примере конфигурации 1С:ЗУП.

1. На вкладке «Кадры» выбираем «Сервис 1С:Кабинет сотрудника».
2. В открывшемся регистрационном окне указываем адрес сервиса вашего предприятия в Интернете, название организации, ответственного.
3. Нажимаем «Подключить».
4. Появляются данные о том, что пользователь подключил сервис «1С:Кабинет сотрудника».
5. Переходим по ссылке информационного письма.
6. Указываем номер телефона. Получаем код.
7. Вводим код в соответствующее поле. Теперь пользователь активирован в сервисе «1С:Кабинет сотрудника».
8. Придумываем логин и пароль для личного кабинета. Нажимаем «Продолжить».

Настройка сервиса

Настройка публикации сотрудников

1. Заходим в информационную базу.
2. Переходим в раздел «Сервис 1С:Кабинет сотрудника».
3. Нажимаем кнопку «Обновить публикацию».
4. Выбираем сотрудников, которых собираемся публиковать.
5. Нажимаем кнопку «Опубликовать».

Обратите внимание: у публикуемых сотрудников обязательно должны быть указаны электронная почта и телефон. В противном случае сотрудники без этих данные не будут опубликованы.

Администрирование опубликованных пользователей

1. В личном кабинете «1С:Кабинет сотрудника» появляются сотрудники, готовые к публикации.
2. Выбираем из перечня сотрудников, которые будут опубликованы.
3. Нажимаем пункт «Создать кабинеты».
4. Отправляем приглашение. Сотрудникам на мобильный телефон или почту придет уведомление о том, что был создан личный кабинет.

Обратите внимание: Сервис оптимизирован и кастомизирован под различные операционные системы. Это позволяет сотруднику работать в своем личном кабинете не только с компьютера, но и со смартфона, планшета и других гаджетов.

Установка сертификата

После регистрации в сервисе происходит установка сертификата.

1. Заходим в «Настройки».
2. Нажимаем на ссылку «Скачать корневой сертификат».
3. Ставим галочку «Использовать кадровый ЭДО» и устанавливаем корневой сертификат.
4. После установки нажимаем на файл правой кнопкой мыши и выбираем «Поместить сертификат в следующее хранилище».
5. Нажимаем кнопку «Обзор», «Доверенные корневые центры сертификатов», затем «ОК».

Сервис готов к работе.

Получение ЭЦП для КЭДО

При работе с сервисом можно использовать УНЭП или УКЭП. Соответственно, когда ответственные лица находятся в офисе, они используют усиленный качественный сертификат электронной подписи и, соответственно, привязывают его к программе.

Для получения простой электронной цифровой подписи:

1. Заходим в раздел «Главное».
2. В правом нижнем углу нажимаем на вход в профиль.
3. На открывшейся странице можно заказать электронную цифровую подпись. Она хранится на серверах фирмы «1С» или там, где создан «1С:Кабинет сотрудника».
4. Сотрудник нажимает «Создать электронную цифровую подпись», после чего создается простая электронная подпись, которая хранится на сервере и ей можно подписывать кадровые документы.

Функционал «1С:Кабинет сотрудника»

Расчетные листки

Отправка:

1. Переходим в кабинет сотрудника.
2. Переходим по ссылке «Расширенные возможности публикации расчетных листков», где можно указывать, будет ли отображаться зарплата полностью или нет.
3. Вводим наименование организации.
4. Выбираем, какие расчетные листки публиковать.

Получение:

В личном кабинете самого сотрудника в разделе «Зарплата» появляется расчетный лист.

Отсутствие

1. Указываем «Личные дела».
2. Указываем сколько и какое время будем отсутствовать (целый день, несколько часов и т. д.).
3. Указываем, кто будет замещать сотрудника.
4. Можно добавить файл-обоснование — прикрепить документы о причине отсутствия.
5. Нажимаем кнопку «Отметить это отсутствие». Соответственно, данные попадают на сервер, а потом с помощью связи с ПП 1С у координатора появляется в информационной базе заявка на отсутствие сотрудника.

Отпуск

1. Указываем, что это не личные дела, а отпуск либо за свой счет, либо полагающийся законодательством.
2. Указываем период.
3. При необходимости прикрепляем документы для обоснования отпуска.
4. Передаем заявление на отпуск. В информационную базу ответственному лицу придет оповещение, что сотрудник подал заявку на отпуск.

Назначение координатора

Для тех, кто производит какие-либо действия с сервисом «1С:Кабинет сотрудника»:

1. В разделе «Администрирование» переходим в «Органайзер».
2. Находим подраздел «Бизнес-процессы и задачи».
3. Ставим одноименную галочку и указываем, кому будут приходить различные заявки от сотрудников.

Работа координатора

1. В информационной базе переходим в раздел «Главное», затем «Мои задачи». Здесь координатору видны все заявки сотрудников.
2. Он переходит по этой задаче, видит все данные и вводит заявление, например, на отпуск, после чего это заявление уходит в личный кабинет сотрудника.

Изменение личных данных

1. Заходим в профиль в нижнем правом углу.
2. По кнопке «Изменить мои данные» указываем изменения.
3. Эти данные также приходят в базу и координатору приходит соответствующая задача. Координатор изменяет личные данные, принимает к исполнению и нажимает кнопку «Выполнено».

Заказ справок

Сервис позволяет заказывать следующие справки:

• 2-НДФЛ,
• c места работы,
• по использованным отпускам.

Координатору также приходит заявка на выдачу справки, и он может сформировать справку и отправить в личный кабинет. Справку можно получить в личном кабинете.

Настройки для отправки кадровых документов

1. Переходим в раздел «Настройка», затем «Кадровый учет».
2. Устанавливаем флажок напротив «Используется интеграция с порталом „Работа в России“».

Отправка кадровых документов

1. Нажимаем «Печать». В выпадающем списке видим: «Приказ о приеме». Заходим.
2. В печатной форме приказа видим кнопку «Передать на „Работа в России“» и «1С:Кабинет сотрудника»». Соответственно, этот приказ уже можно подписать электронной цифровой подписью и отправить сотруднику.

Обратите внимание: Сервис не входит в состав договора ИТС ПРОФ.

Мы подробно рассмотрели работу с сервисом «1С:Кабинет сотрудника».

Оставайтесь с нами. Регистрируйтесь на вебинары и узнавайте новое вместе с «1С‑Рарус».

СТАТЬИ ОТ ЭКСПЕРТОВ

• От экспертов «1С‑Рарус»: Установка серверной части 1С в Linux среде (сентябрь 2021)
• От экспертов «1С‑Рарус»: Руководство по установке сервера 1С на Linux (декабрь 2019)
• От экспертов «1С‑Рарус»: Производительность нового RLS в 1С БСП 3. Переходить или нет?
• От экспертов «1С‑Рарус»: Оптимизация перезапуска рабочих процессов на платформе «1С» 8.3.15 и выше
• От экспертов «1С‑Рарус»: Аварийное завершение рабочих процессов кластера «1С» и полнотекстовый поиск данных
• От экспертов «1С-Рарус»: Подходы к сценарному тестированию на примере 1С:Общепит и 1С:Сценарное тестирование

Все статьи

Кадровые процессы без бумаг и лишних коммуникаций Оставить заявку

Unicon Outsourcing Кадровое делопроизводство Электронный кадровый документооборот

Личный кабинет — инструмент самообслуживания сотрудников для оперативного решения кадровых вопросов. Наше решение создано на базе 1С с возможностью подключения функции кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Личный кабинет и кадровый ЭДО – это:

50% сокращение коммуникаций между сотрудниками и кадровой службой

100% сокращение процесса сбора физических подписей, файлирования и хранения документов

Личный кабинет с КЭДО позволяет:

Rockwool

Расчет заработной платы, личный кабинет

IHG

Комплексные бухгалтерские и кадровые услуги для гостиничного бизнеса

Hipra

Расчет зарплаты, кадровый учет, охрана труда

Другие услуги Unicon Outsourcing

Кадровый учет

узнать подробнее

Web-табель

узнать подробнее

Web-портал для расчетных листков

узнать подробнее

Кадровый учет

Web-табель

Web-портал для расчетных листков

Личный кабинет — персонализированный интерфейс сотрудников на базе 1С, который упрощает процедуру согласования заявок и снижает нагрузку на HR-отдел и бухгалтерию. Гибкая настройка процессов, автоматизация переноса данных и использование проверочных отчетов уменьшают влияние человеческого фактора и минимизируют количество ошибок.

Электронный кадровый документооборот (КЭДО), реализованный в инструменте, позволяет сотрудникам подписывать заявления и приказы на отпуск, отгулы и командировки электронной подписью, что уменьшает количество документов в бумажном виде.  Данное решение сопровождается положением и соглашением с работником, регулирующим применение электронного кадрового документооборота в компании в соответствии с ТК РФ. 

Подключение и настройка сервиса 1C:Кабинет сотрудника

Подключение к сервису

Подключение настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице, либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.

Рисунок 1

Для работы с сервисом в базе должна быть подключена интернет-поддержка. Если она еще не была подключена, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.

Рисунок 2

Далее необходимо пройти все этапы, предлагаемые помощником подключения (о настройке на этапе 3 написано в следующем разделе), после чего опять же нажать кнопку Подключить.

Рисунок 3

При высокой нагрузке на сервис подключение может занять продолжительное время. В этом случае на этапе 4 может быть выдано соответствующее сообщение.

Рисунок 4

В случае успешного подключения появится этап 5, в котором будет указана ссылка на сервис (если форма подключения была случайно закрыта до перехода по ссылке, то открыть ее можно по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата).

Рисунок 5

По этой ссылке необходимо перейти указанному ответственному лицу. После перехода на его телефон будет отправлено SMS-сообщение (или письмо на почту) с кодом, который необходимо ввести на открывшейся странице.

Рисунок 6

После чего будет предложено придумать и ввести пароль для входа в сервис. Сложность пароля пока не контролируется, поэтому следует самостоятельно подходить ответственно к его выбору.

Рисунок 7

Теперь можно продолжить работу в сервисе – ознакомиться с его возможностями и создать кабинеты для сотрудников, если они были выбраны на этапе 3 помощника подключения.

Публикация кабинетов

Если на этапе 3 сотрудники выбраны не были, то после подключения их можно указать в форме, открывающейся по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.

Рисунок 8

Для этого в открывшейся форме нужно перейти по ссылке Изменить настройку публикации.

Рисунок 9

Для выбора публикуемых позиций нужно проставить флажки в колонке Публиковать. По кнопке Публикуемые сотрудники можно просмотреть отобранных в результате сотрудников. Для них должен быть указан адрес электронной почты и/или мобильный телефон. Если это условие не выполнено, строка будет выделена красным.

По кнопке Обновить публикацию информация по выбранным сотрудникам передается в сервис.

Рисунок 10

Обращаем внимание, что для публикации в сервисе ответственного, подключившего сервис, в числе сотрудников, его позиция также должна быть выбрана здесь для публикации.

В сервисе имеется возможность согласования заявлений сотрудников их руководителями. Чтобы ей можно было воспользоваться, укажите руководителей подразделений.

Рисунок 11

Если руководитель подразделения не задан, либо это лицо не выбрано для публикации в сервисе, тогда в качестве руководителя подразделения публикуется руководитель самой организации (если он задан в ответственных лицах организации и публикуется).

Адресация заявок

Для корректной адресации заявок сотрудников из сервиса необходимо указать исполнителей задач в разделе Администрирование – Органайзер – Бизнес-процессы и задачи – Роли и исполнители задач.

Рисунок 12

По умолчанию все заявки приходят на пользователя, подключавшего сервис (и он может перенаправлять их другим сотрудникам), но гораздо удобней эту информацию указать сразу.

Рисунок 13

Обработка заявок возможна кадровиком, расчетчиком или пользователем с профилем, которым предусмотрена роль Обработка заявок кабинет сотрудника.

Расписание обмена

По умолчанию автоматический обмен информацией между приложением и сервисом выполняется каждые 10 минут. Изменить расписание или запустить обмен вручную можно из раздела Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания – регламентное задание Обмен с сервисом “1С:Кабинет сотрудника”.

Рисунок 14