Как подключить ЭДО — электронный документооборот: пошаговая инструкция

Содержание

• Первый вход в систему ЭДО
• Система ЭДО: войти в личный кабинет по сертификату 
• Система ЭДО: вход в личный кабинет по логину и паролю

Рассмотрим способы входа в личный кабинет Диадока при наличии или отсутствии сертификата КЭП подробнее. 

Подписывать документы без КЭП нельзя. Зато можно создать тестовый ящик организации. Его вид идентичен настоящему, в нем можно начать обмен файлами с контрагентами, чтобы протестировать функциональность сервиса. Однако документы не будут обладать юридической значимостью.

Для входа по логину и паролю перейдите на страницу авторизации в сервисе. Вход по логину (электронной почте) и паролю предложен в разделе настроек входа под знаком звездочки. Заполните поля и нажмите «Войти». Сервис откроет основную страницу личного кабинета.

Вход в систему ЭДО без сертификата КЭП ограничивает действия пользователя в сервисе. В таком случае будут доступны следующие опции:

• создание и редактирование черновиков;
• удаление документа или пакета файлов;
• пометка о прочтении документа.

Эксперты Диадока зарегистрируют вашу организацию в системе, помогут с установкой компонентов или внедрением интеграционного решения, окажут консультационную и техническую поддержку на каждом этапе. С ЭДО вы сократите расходы на бумагу, печать и канцелярские принадлежности, оптимизируете работу, сделаете документооборот прозрачным и безопасным.

Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке

Зайдите на сайт diadoc.kontur.ru и выберите подходящий способ: по сертификату электронной подписи, логину или номеру телефона.

В первом случае может потребоваться установка сертификата и обновление компонентов для работы в Диадоке. Установите их в автоматическом режиме на странице установочного диска. После этого на вашем рабочем столе появится ярлык для быстрого входа в Диадок.

Вы можете войти в Диадок без сертификата. Выберите вариант входа по логину. С логином вы можете только присоединиться к уже работающей в Диадоке организации или создать тестовый ящик,зарегистрировать организацию не получится.

Также войти в Диадок можно по номеру телефона. Для настройки перейдите в Личный кабинет. В разделе «Настройки входа» в поле «Телефон» нажмите на кнопку «Задать телефон», укажите нужный номер и нажмите «Отправить код». 

На номер телефона придет код подтверждения, который необходимо ввести в поле «Код». После завершения настройки вы сможете входить в Диадок по номеру телефона.

Если ваша организация уже работает в сервисе, то при первом входе будет отправлен запрос на доступ. Дождитесь, когда администратор ящика одобрит запрос, либо свяжитесь с ним по другим каналам связи.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Если Вы не еще не подключены к ЭДО Контур Диадок, оставьте заявку, заполнив форму ниже.

Контур.Фокус

Вы уже подключились к Контур.Диадок?

Вход в личный кабинет Контур.Диадок

Если вы уже подсоединились к системе, нажмите «Войти», чтобы попасть в «Персональный кабинет» и начать работать в системе с ЭДО.

Войти

Подключиться к сервису Контур.Диадок

Если вы являетесь новичком, но хотите стать постоянным клиентом сервиса, в таком случае нажмите на кнопку «Подключиться».

Подключиться

При подключении наши специалисты расскажут вам более подробно, что нужно сделать, чтобы освоить отличный онлайн-инструмент, позволяющий упростить электронный документооборот и справиться с любой поставленной задачей!

Акция!

Проверьте своего контрагента с помощью сервиса Контур.Фокус и получите подарочный сертификат OZON на сумму от 1 000₽!

Подробнее

Акция!

Проверьте своего контрагента и получите бонус от OZON!

При подключении тарифов:

• «Премиум» — сертификат на 2 000₽ от OZON!
• «Бизнес» — сертификат на 1 000₽ от OZON!

* Акция проходит в рамках нашего сервисного центра.

Принять участие в акции

СБИС – это главный продукт компании «Тензор». С помощью сервиса владельцы бизнеса могут создать экосистему для формирования отчетности и электронного документооборота. На официальном сайте доступен личный кабинет «СБИС Онлайн». Благодаря учетной записи, пользователи могут рассчитывать заработную плату, подписывать и обмениваться документами, искать клиентов, проводить совещания, а также вебинары. Далее расскажем, об особенностях регистрации и авторизации в личном кабинете СБИС.

Содержание

Особенности регистрации

Чтобы работать в системе «СБИС Онлайн» нужно изучить технические требования к рабочему месту:

• процессор с тактовой частотой – 1.3 ГГц;
• оперативная память – 3 ГБ;
• свободное пространство на HDD – 3 ГБ;
• скорость передачи данных – 2 Мбит/сек;
• браузер – Google Chrome, Yandex Browser, Safari;
• операционная система – Windows 7, 8 и 10.

Кроме того, вход в личный кабинет СБИС Онлайн возможен по электронной цифровой подписи. Для этого необходимо установить плагин, скачать приложение можно по ссылке ниже:

https://sbis.ru/help/plugin/sbis3plugin/

Обратите внимание, электронная подпись должна быть квалифицированной. Получить сертификат можно в федеральном удостоверяющем центре в городе вашего проживания. Дополнительно инсталлируйте на компьютер СКИЗ (средство криптографической защиты). Информацию можно посмотреть по ссылке ниже:

https://sbis.ru/help/ep/sczi/#inc 

Регистрация для юридических лиц по телефону и почте

На официальном сайте зарегистрировать личный кабинет можно следующим образом:

1. Перейти на главную страницу: https://sbis.ru/.

1. Указать наименование компании.
2. Написать ИНН и КПП.
3. Ввести фамилию, имя и отчество администратора.
4. Придумать логин и пароль.
5. Указать телефон или электронную почту для подтверждения регистрации.

1. На экране появится всплывающее окно, где нужно согласиться с условиями использования сервиса, нажав на соответствующую кнопку.

Остается только ввести код безопасности, отправленный на телефон или электронную почту. Далее разберем, как зарегистрироваться по сертификату электронной подписи.

Регистрация по ЭЦП

Зарегистрироваться с использованием ЭЦП (электронная цифровая подпись) можно следующим образом:

1. Перейти на страницу регистрации: https://online.sbis.ru/auth/?ret=%2F&tab=register.

1. Укажите наименование организации.
2. Напишете ИНН, КПП, фамилию, имя и отчество администратора.
3. Придумать логин и пароль.
4. Ввести электронную почту для подтверждения регистрации.

Остается согласиться с условиями использования сервиса, нажав на соответствующую кнопку. На почту будет отправлено письмо с инструкцией, по активации аккаунта.

Авторизация по логину

После подтверждения регистрации можно войти по логину и паролю в личный кабинет. Инструкцию смотрите далее:

1. Перейти по ссылке: https://online.sbis.ru/auth/.
2. Ввести логин и пароль.

Авторизация по телефону

Вход по телефону возможен только после подтверждения номера:

1. Перейти по ссылке: https://online.sbis.ru/auth/.
2. Нажать на кнопку «По телефону».
3. Ввести номер телефона.

1. Написать код в соответствующем поле.

Вход по сертификату

Авторизация по ЭЦП (электронной цифровой подписи) осуществляется следующим образом:

1. Перейти на страницу авторизации: https://online.sbis.ru/auth/.

1. Ввести учетные данные.

Возможности

Юридическое лицо, зарегистрировав личный кабинет, получает доступ к экосистеме, позволяющей оптимизировать бизнес. После авторизации доступны следующие функции:

• возможность отслеживать торги в личном кабинете;
• обмениваться сообщениями с контрагентами;
• искать информацию о закупках;
• скачивать облачные приложения, например «СБИС Розница»;
• формировать отчеты.

Мобильное приложение

С помощью мобильного приложения пользователи могут:

• обмениваться мгновенными сообщениями;
• созваниваться с сотрудниками по видеосвязи;
• смотреть ленту новостей;

Google Play:

App Store:

Горячая линия

Телефон службы поддержки:

+7(495)123-34-07

Электронная почта:

info@tensor-sbis.ru

База знаний:

https://sbis.ru/help/

Как заказать обратный звонок:

1. Перейти по ссылке: https://sbis.ru/support.

1. Введите имя, телефон, компанию и комментарий.
2. Нажмите «Отправить».

Служба поддержки работает круглосуточно, с понедельника по воскресенье.

Похожие статьи

Госуслуги личный кабинет Эксплуатация главстрой личный кабинет Сайт гто Аэрофлот Бонус – вход в личный кабинет Как подключить ЭДО — электронный документооборот: пошаговая инструкция

Система электронного документооборота позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами через интернет. Систему ЭДО организуют операторы — коммерческие компании. Перечень доверенных организаций-операторов можно посмотреть на сайте ФНС. Один из них — СКБ Контур. Система, которую этот оператор предлагает для обмена электронными документами называется Диадок.

Содержание

Зачем подключаться к ЭДО?

Организации переходят на электронный документооборот, если они хотят:

• Мгновенно пересылать документы. Отправлять бумажные документы по почте или курьером долго, а в системе ЭДО пересылка занимает секунды.
• Сократить финансовые затраты. Пересылка электронных документов в рамках ЭДО в 7-10 раз дешевле, чем отправка бумажной корреспонденции по почте.
• Оптимизировать бизнес-процессы. Составлять, подписывать, отправлять и получать документы в рамках ЭДО проще и быстрее.
• Упростить взаимодействие с госорганами. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, приравниваются к бумажным документам, завизированным собственноручной подписью. Их принимают налоговики и другие госорганы.
• Повысить лояльность контрагентов. При использовании ЭДО документы гарантированно дойдут до получателя, а исправить ошибку можно за пару минут. Контрагенты смогут быстрее получить корректные счета на оплату и платежи, их лояльность к партнеру повысится.
• Перевести архив в электронный вид. В бумажном виде документы занимают много места. При работе с электронными документами архивы хранятся на серверах. Просмотреть и скачать документы можно в любое время из любой точки мира. Также см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2020 году: таблица».
• Работать с крупными торговыми сетями. Российские ритейлеры обычно не работают с поставщиками, которые используют бумажные документы. Почти все крупные сети требуют от своих потенциальных поставщиков подключения к ЭДО.

Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать?

Некоторые организации не прибегают к услугам операторов ЭДО, полагая, что проще обмениваться электронными документами по обычной электронной почте. Но это не совсем верно. У системы электронного документооборота через операторов ЭДО есть ряд неоспоримых преимуществ:

1. Система ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами. Отправлять документы, подписанные ЭП, можно по e-mail. Но, согласно требованиям Налогового кодекса, обмениваться электронными счетами-фактурами можно только в системе ЭДО. Счета-фактуры, отправленные через оператора и подписанные ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с собственноручной подписью. Их можно отправить в ИФНС по запросу налоговиков или представить в качестве доказательств в суд.   

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через оператора ЭДО

2. Оператор ЭДО гарантирует безопасность документооборота. Передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут прочитать документы.

3. Отправитель видит статус переданного документа. Передавая документ по электронной почте, отправитель не знает, что происходит с ним после отправки. Система ЭДО делает документооборот прозрачным. Статус отправленного документа фиксируется; в сервисе видно, когда файл доставлен, получен и подписан.

Подключение к ЭДО: пошаговая инструкция

Итак, вы готовы отказаться от бумаги в пользу электронных технологий. Что нужно сделать для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый: внести изменения в учетную политику. Тот факт, что организация работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в учетной политике. Также см. «Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры».

Получить образец учетной политики для небольшого ООО

Шаг второй: составить схему документооборота. Если в компании уже есть устоявшийся порядок работы с документами, менять его не нужно. Операции, которые раньше оформлялись на бумаге, будут переведены в электронный вид. Если регламента нет, его нужно установить: определить, кто работает с документами; какие сотрудники редактируют, согласовывают и подписывают документацию.

Шаг третий: решить, как организовать работу. На основе утвержденной схемы электронного документооборота нужно выбрать подходящее техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой и доступный способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим количеством документов — около 100 исходящих ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе той программы, которую использует организация. Это дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

• Через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы. Универсальное — подойдет бизнесу любого масштаба.
• С помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами.
• Через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы.
• С помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Последние три способа подойдут компаниям с большим числом контрагентов и интенсивным документооборотом.

Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Шаг четвертый: подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые благодаря предыдущим шагам, окажутся бесполезными. Поэтому необходимо договориться с контрагентами о том, что они будут получать от вас документы только в электронном виде.

Шаг пятый: приобрести электронную подпись. В целях безопасности Диадок работает только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Сертификат квалифицированной электронной подписи выдают удостоверяющие центры (УЦ), которые имеют аккредитацию Минкомсвязи. КЭП нужна всем сотрудникам, которые подписывают документы. Чтобы просматривать файлы, подпись не нужна: можно войти в Диадок по логину и паролю.

Шаг пятый: подать заявление о подключении к электронному документообороту. Небольшие фирмы переходят на ЭДО за одну-две недели. Корпорациям, у которых есть много филиалов, потребуется больше времени: от трех месяцев до года.

С кем можно работать в ЭДО после подключения?

Обмениваться электронными документами можно со своими контрагентами и государственными органами. Если контрагент использует другую систему ЭДО, нужно подключить роуминговое соединение. С его помощью компании, которых обслуживают разные операторы, могут отправлять друг другу электронные документы. В Диадоке есть автоматическая настройка роуминга с большинством операторов электронного документооборота. Если в списке нет оператора, с которым работают ваши контрагенты,  его можно подключить отдельно.

Подключиться к системе «Диадок» для электронного документооборота с контрагентами