Google Таблицы стали основным конкурентом программы Excel от Microsoft. Гугл-таблицы удобно применять в учёбе и работе, ведь в них много функций, которые позволяют решить разные задачи. Мы написали руководство по гугл-таблицам, чтобы вы поняли принцип работы программы и смогли самостоятельно и быстро создавать онлайн-таблицы и по полной использовать их возможности.
Содержание статьи скрыть 1. Что такое Google Таблицы 2. Как начать работу Google Таблицами 3. Рабочая область в Google Таблицы 4. Как работать с ячейками, столбцами и строками 5. Форматы и форматирование в Google Таблицах 6. Как сортировать данные в Google Таблице 7. Сводные таблицы 8. Визуализация данных в Google Таблицах 9. Функции в Google Таблицах 10. Бонусные функции Google Таблиц 11. Коротко о главном
Что такое Google Таблицы
Онлайн-сервис для работы с таблицами под названием гугл-таблицы или Google Spreadsheets предназначен для совершения несложных операций с числами и данными. Интерфейс гугл-таблиц похож на программу Excel: такие же столбцы, похожие инструменты и пункты меню. Однако у гугл-таблиц есть несколько важных преимуществ:
- онлайн доступ — вход в гугл-таблицы возможен с любого устройства подключённого к интернету;
- автоматическое сохранение — больше не нужно переживать, что проделанная работа исчезнет, если вы забудете сохранить файл, выключат свет или кто-то нечаянно выключит ваш компьютер. Все изменения, вносимые в документ, автоматически сохраняются и вы в любой момент можете посмотреть предыдущие версии;
- совместный доступ — в гугл-таблицах можно параллельно работать над документом вдвоём или целой командой;
- импорт данных — эта функция нужна для того, чтоб импортировать данные из внешних источников;
- большой набор формул — в гугл-таблицах можно быстро обрабатывать данные и производить вычисления.
Гугл-таблицы помогут в учёбе и работе. С этим инструментом работают студенты, фрилансеры, бухгалтеры, таргетологи, предприниматели и др. В гугл-таблицах удобно планировать финансы, составлять контент-план, вести бухгалтерский учёт, проводить маркетинговый анализ или строить прогнозы.
Ежедневные советы от диджитал-наставника Checkroi прямо в твоем телеграме! Подписывайся на канал
Как начать работу Google Таблицами
Чтобы начать работать с гугл-таблицей, нужно зайти на страницу онлайн-инструментов от Google, нажать на вкладку «Таблица» , а затем на кнопку «Открыть Google Таблицы».
В сервисах Google можно работать не только с электронными таблицами, но и создавать презентации, проводить опросы и совместно работать над текстовыми документами в программе Google Docs
После того как вы нажмёте на кнопку, система попросит вас авторизоваться. Получить доступ к сервису смогут только те, у кого зарегистрирован электронный ящик в гугл почте.
Регистрация в сервисе нужна для того, чтобы все электронные файлы хранились в вашем облачном хранилище и вы могли в любой момент их открыть
После авторизации откроется главная страница: нажмите на разноцветный плюс в левом углу и создайте свою первую таблицу.
Помимо основного пустого файла, который можно заполнять как угодно, у сервиса есть разные шаблоны для конкретных целей и задач
Теперь можно начинать работу с таблицей — далее расскажем про рабочую область и основные инструменты документа.
Рабочая область в Google Таблицы
Рабочая область сервиса напоминает программу Excel. Тем, кто хоть раз в ней работал будет несложно разобраться и с гугл-таблицами. Вся панель инструментов находится наверху, а большую часть рабочей области занимает разлинованный лист.
При наведении курсора на каждый элемент система подскажет его функцию
Помимо панели инструментов и разлинованного листа, есть ещё несколько интересных областей на экране. В самом верху рабочей области располагается так называемая «шапка». В этой области вы можете быстро изменить название документа и посмотреть тайминг последнего изменения, нажав на который вы попадёте в историю выбранной таблицы. Это удобно, если вы хотите что-то перепроверить, исправить или понять, кто, когда и какие данные вводил.
Изменить название документа можно также во вкладке «Настройки доступа»
Все элементы в таблице интерактивные, а у каждой клавиши есть своя функция. Так, выбрав один из столбцов — для этого нужно нажать на верхнюю ячейку пронумерованную буквой — появится выпадающий список. Из этого списка вы сможете выбрать различные действия: вырезать или копировать, удалить или очистить столбец, настроить условное форматирование, получить статистику и др.
Такой же выпадающий список появится, если вы нажмёте на одну из пронумерованных ячеек в левой части экрана
Ещё одна область, на которую нужно обратить внимание, находится внизу. В одном документе может находиться несколько страниц, чтобы открыть чистый лист нажмите на плюс внизу слева. Также при нажатии на ячейку листа появится выпадающий список действий. Так, если вы ведёте подробную статистику доходов и расходов за месяц, каждую страницу можно посвятить отдельному месяцу — тогда в одной документе у вас сохранятся данные за каждый месяц, между которыми удобно переключаться и сравнивать.
Нажав на ячейку, вы также сможете переименовать лист. В одном документе может быть 192 листа
Если вы захотите удалить гугл-таблицу, то зайдите во вкладку «Файл» и выберите пункт «Удалить». Восстановить удалённые данные можно будет в «шапке», нажав на кнопку «последнее изменение».
Как работать с ячейками, столбцами и строками
Любой элемент гугл-таблицы можно добавить, переместить, удалить, скрыть или изменить — это несложно и делается одним нажатием мыши. Если вам приходится работать с большими объёмами информации, то для удобства закрепите строчки, чтобы они были перед глазами.
Чтобы закрепить строку, нужно нажать на вкладу «Вид» и кнопку «Закрепить», затем из выпадающего списка выбрать тот элемент, который хотите закрепить. После нажатия под строкой появится серая линия
Совместный доступ. В гугл-таблицах есть функция совместного доступа: она позволяет одновременно нескольким людям работать над документом. Чтобы открыть доступ другому человеку, нужно нажать на зелёную кнопку в правом верхнем углу «Настройки доступа». В появившиеся поле нужно ввести электронный адрес того, с кем вы планируется работать над документом или вы можете открыть доступ всем, кому отправите ссылку.
Открывая совместный доступ, вы можете выбрать разные действия для тех, кто будет работать с документом. Пользователь может только просматривать документ, оставлять комментарии или же вносить правки в таблицу наравне с вами
Если вы переживаете за конкретные данные, но хотите, чтобы пользователи вносили корректировки в другие ячейки, то можете просто ограничить доступ к редактированию конкретного диапазона ячеек.
Выберите нужный диапазон ячеек, нажмите правой кнопкой мыши и выберите вариант «Защитить диапазон»
Горячие клавиши. Для удобства работы со строками, ячейками и столбцами, воспользуйтесь специальными сочетаниями клавиш в в гугл-таблицах — «горячими клавишами». Когда вы их запомните и начнёте чаще применять, скорость работы с таблицами значительно повысится. Сервис от гугл поддерживает сотню сочетаний быстрых клавиш.
Перечислим наиболее распространённые:
- Сtrl + пробел — поможет выделить конкретный столбец;
- Shift + прoбел — это сочетание позволит вам выделить определённую строку;
- Сtrl + Enter — так вы сможете заполнить диапазон;
- Сtrl + К — удобный способ, чтобы вставить ссылку;
Эти горячие клавиши подходят только для компьютеров с системой Windows, для MacOS и Linux будут другие сочетания.
Топовую подборку профессиональных курсов по Google-таблицам с нуля
Форматы и форматирование в Google Таблицах
В гугл-таблицах можно форматировать данные разными способами. Вы можете поставить текстовый или числовой формат или записать все цифры как даты, проценты или валюту. Чтобы отформатировать ячейку найдите вкладку «Формат» и, нажав на пункт «Числа», выберите подходящий способ форматирования.
После того, как выберете нужный формат, проверьте правильное отображение данных в таблице. Убрать форматирования можно с помощью кнопки «Очистить форматирование»
Также вы можете поменять внешний вид страницы, настроив выравнивания, переносы, определив цвет шрифта, интервалы или стиль границ. Если вы хотите, чтобы разные данные в ячейках выглядели по-разному и эти изменения происходили автоматически, воспользуйтесь правилами условного форматирования. Эти правила можно устанавливать для всей области таблицы, одной ячейки или конкретной строки. Настраивают правила во вкладке «Формат», нажав на кнопку «Условное форматирование» справа вы увидите дополнительное поле.
Вы можете установить правило, согласно которому цвет в ячейках будет изменяться или в них будет меняться начертание текста
Вы можете кликнуть по столбцу, в котором расположены даты и установить правило, что все чётные дни – красные, а нечётные – синие. Система автоматически будет окрашивать каждую вновь добавленную ячейку. Это ещё один способ эффективно использовать в гугл-таблицах условное форматирование ячеек.
Но и на этом возможности форматирования не заканчиваются. Недавно в сервис загрузили обновление — теперь пользователи могут выбрать тему для таблицы.
Вы также можете изменить параметры понравившейся вам темы, подобрав другие шрифты и цвета. Для этого нажмите на кнопку «Настройка» в разделе тем.
Как сортировать данные в Google Таблице
Все необходимые для сортировки и фильтрации функции располагаются в разделе «Данные». Сортировать информацию можно в порядке возрастания или убывания, также можно установить сортировку данных по одному или нескольким критериям столбца.
Фильтры в свою очередь прячут те данные, которые сейчас не так важны. Это удобно, если вы работаете с большим объёмом информации. Так, вы загрузили в гугл-таблицу квартальные отчёты всех отделов вашей компании, но проанализировать вам нужно только данные за последний год, или вы хотите посмотреть публикации по одной рекламной площадке в большом контент-плане. В таком случае просто выбирайте нужный фильтр, а остальные не будут вам мешать.
В сервисе настроить фильтрацию данных двумя способами:
- через инструмент «Создать фильтр» — вы отфильтруете содержимое таблицы, а у других пользователей отобразятся уже отсортированные данные.
- через инструмент «Фильтры» — подойдёт, если вы хотите скрыть часть информации так, чтобы её видели только вы. Для этого нажмите на вкладку «Создать новый фильтр».
Фильтрация и сортировка помогают работать с большим объёмом данных
Также во вкладке «Данные» вы найдёте полезный инструмент под названием «Настроить проверку данных». Он позволит понять на сколько соответствуют данные в ячейке заданным параметрам. Допустим, вы хотите, чтобы в одном диапазоне были только числа. Для проверки вам нужно нажать кнопку «Настроить проверку данных» в появившимся окне найти поле «Правила» и в выпадающем списке выбрать пункт «Числа».
После того, как настроите проверку данных, не забудьте нажать кнопку «Сохранить»
Научиться работать с гугл-таблицами помогут курсы из нашей подборки Топ-4 курсов по обучению работе в Google-таблицах
Сводные таблицы
Эта часть статьи будет актуальна тем, кто работает с аналитикой. Главная задача сводных таблиц — структурирование информации, чтобы можно было впоследствии сделать корректный вывод. В сводных таблицах данные из разных ячеек автоматически выводятся в новы — с помощью заданных заранее формул. Если нужно сделать из 2000 строк отчёт на 20 позиций, то сводные таблицы вам помогут.
В сервисе есть пункт «Создать сводную таблицу», он находится во вкладке «Вставка», которую вы найдёте на панели инструментов.
Визуализация данных в Google Таблицах
Сегодня можно найти немало сервисов для визуализации аналитических данных: Power BI, Modus, Tableau и др. Однако это можно сделать и в самих гугл-таблицах, создав столбчатый график или круговую диаграмму. Для этого нужно выделить рабочий диапазон данных, нажать на вкладку «Вставка» и выбрать пункт «Создать диаграмму».
После того, как вы создадите диаграмму появится область, где можно будет отредактировать новый элемент: поменять диаграмму на график, изменить формат, цвет или убрать заголовок
Функции в Google Таблицах
Функции в гугл-таблицах такие же, как и в программе Excel. В онлайн-сервисе можно быстро сложить и умножить разные объёмы данных, а также совершить более сложные вычисления используя математические, инженерные, поисковые, статистические, финансовые и иные виды функций.
Чтобы выбрать одну из функций, нажмите на кнопку «Вставка» и выберите пункт «Функция»
Вставить функцию можно и вручную. Для этого нужно поставить знак «=», затем написать буквами название функции и заковав в скобки отметить диапазон данных, прописав номера ячеек — вот так: =SUM(A2:A7).
Бонусные функции Google Таблиц
Главное преимущество гугл-таблиц — это взаимная интеграция с различными ресурсами. Расскажем, об основных сервисах, с которыми можно взаимодействовать.
Google Формы
Вы можете создать опросник на любую тему: рацион питания, планирование бюджета и др. После того, как пользователи заполнят опросник, вы сможете проанализировать полученные результаты, все данные отобразятся в онлайн-таблице.
Чтобы интегрировать опросник зайдите во вкладку «Инструменты» и выберите пункт «Создать форму»
Google Analytics
Google Analytics — это система аналитики, которая позволяет собирать и анализировать данные цифровых ресурсов: мобильных приложений, сайтов, блогов. Интеграция Google Analytics с гугл-таблицами реализована через специальное дополнение. Для подключения вам необходимо открыть вкладку «Расширения», выбрать пункт «Дополнения» и нажать на кнопку «Установить дополнения».
Также во вкладке «Расширения» можно найти макросы — это серия записанных действий, которые вы произвели в гугл-таблицах. Записав действия, вы можете активировать макрос, чтобы позже повторить действия, нажав на одну кнопку в меню или применив сочетание клавиш
После того как вы нажали кнопку «Установить дополнения», вам откроется окно, в котором нужно найти систему Google Analytics.
В окне поиска можно изучить и другие дополнения, которые пригодятся в работе
Коротко о главном
Гугл-таблицы — это бесплатный сервис для учёбы и работы, позволяющий быстро обработать большой объём данных, составить отчёты и создать диаграммы и графики. Все данные сохраняются автоматически, к тому же над таблицей могут работать одновременно несколько человек. Интерфейс гугл-таблиц схож с внешним видом Microsoft Excel, поэтому вам будет просто ориентироваться в сервисе.
В гугл-таблицах можно вести бюджет и налоговый учёт, строить прогнозы, проводить маркетинговый анализ или составлять списки дел. Знание гугл-таблиц пригодится маркетологам, дизайнерам, бухгалтерам, аналитикам, студентам, фрилансерам и др. Если вам интересно работать с гугл-таблицами, но вы не знаете в какой профессии применить свои знания, пройдите наш онлайн-тест на выбор профессии и начните заниматься тем, что приносит удовольствие.
Гугл-таблицы — это аналог Excel, но доступ к ним можно получить с любого устройства, подключенного к интернету. Они бесплатные: не нужно покупать лицензию
Содержание
24 октября 2022 в 16:22
Гугл-таблицы — это аналог Excel, но доступ к ним можно получить с любого устройства, подключенного к интернету. Они бесплатные: не нужно покупать лицензию — достаточно иметь gmail-почту. Еще одно преимущество — совместное использование. В таблицу могут одновременно вносить изменения несколько пользователей, видя свои и чужие изменения в реальном времени.
В статье расскажем, какие основные функции есть в гугл-таблицах и как ими пользоваться.
Что такое гугл-таблицы
Google Sheets — онлайн-приложение от Google для работы с таблицами. Это альтернатива MS Excel с некоторыми преимуществами. Например, доступы к таблицам можно получить через интернет, файлы автоматически сохраняются при изменении, а редактировать их могут несколько человек с разных устройств одновременно.
Работа с гугл-таблицами
Как создать гугл-таблицу. Перейдите на сайт Google Workspace. Нажмите «Начать здесь» в правом верхнем углу или внизу страницы.
Введите логин и пароль от гугл-почты. Если у вас нет почтового аккаунта gmail, создайте. С ним вы сможете хранить документы в одном месте и получать к ним доступ в любое время.
После входа в аккаунт можно создать гугл-таблицу. Нажмите на «Пустой файл».
Дайте название таблице: нажмите «Новая таблица» назовите ее— без этого действия вы не сможете «расшарить» ее другим пользователям.
Удаление. Во вкладке «Файл» выберите «Удалить».
Таблицу можно удалить, не заходя в файл. На странице со всеми таблицами нажмите на три точки рядом и выберите «Удалить».
Восстановление. Удаленный файл можно восстановить в течение месяца. Потом система безвозвратно удалит его.
Откройте «Диск», в котором хранятся все ваши файлы. Перейдите в «Корзину» в меню слева.
Найдите удаленный файл и кликните «Восстановить».
Импорт Excel-файла. В гугл-таблицах можно открывать и редактировать Excel-файлы. Чтобы импортировать в гугл-таблицу, наведите на «Файл», а после кликните «Импортировать».
В меню «Импорт» появятся четыре источника для загрузки файла. Выберите, где хранится нужный Excel-файл, и выделите его. Нажмите «Выбрать» в левом нижнем углу.
Дальше выберите «Цель для импорта» и нажмите «Импортировать данные». Чтобы просмотреть загруженный файл, кликните «Открыть сейчас».
Операции с ячейками. Гугл-таблицы можно настроить под свои требования: сделать их более простыми.
Пользователям доступно:
- Объединение ячеек. Выделите требуемое число ячеек, перейдите в «Панель инструментов» и выберите «Объединить».
- Выделение границ. Выберите желаемое количество ячеек и перейдите в «Границы». Вам предложат выбрать формат, цвет и стиль границы.
- Вставка и удаление ячейки. Выберите надлежащую ячейку, кликнув по ней правой кнопкой мыши. В появившемся меню используйте функцию: «Вставить ячейки» или «Удалить ячейки».
- Другие действия с ячейкой. Можно воспользоваться расширенными функциями с помощью опции «Показать другие действия с ячейкой» в меню.
Операции со столбцами. Для столбцов тоже можно применить несколько функций:
- Регулирование размера. Поставьте курсор на панель с буквами: A, B, C и т. д. Правой кнопкой мыши нажмите на линию, которая разделяет два столбца. Ведите в правую или левую сторону для регулирования размера.
- Удаление и добавление столбец. Выполните выделение столбца и нажмите на него правой кнопкой мыши. Вам откроются доп. функции.
- Другие действия со столбцом. Можно скопировать ссылку на выбранный столбец, запретить редактирование другим пользователям, перемешать ячейки диапазона.
Операции со строками. Для удобной работы используйте эти функции:
- Регулирование размера. Наведите курсор на панель с числами слева. Нажмите линию разделения строк. Уменьшайте или увеличивайте размер строки движениями мыши вниз/вверх.
- Удаление или добавление строки. Аналогично операциям со столбцами и ячейками.
- Другие действия со строкой.
Панель инструментов — состоит из нескольких блоков.
Рассмотрим каждый блок подробнее. Все инструменты описаны слева направо.
Блок 1:
- Отменить. Отменяет последнее (последние) действия в документе. Ограничений по количеству отмен нет.
- Повторить. Повторяет последний шаг.
- Печать. Отправляет документ в печать. Нужно выбрать параметры печати и сохранить их.
- Копировать форматирование. Скопируйте отформатированный элемент и выделите ячейки. Форматирование будет применено к выделенным ячейкам.
Блок 2:
- Изменить масштаб — выбрать или вписать вручную нужное значение масштаба страницы.
Блок 3:
- Денежный формат. Содержимое ячейки переводится в денежное выражение.
- Процентный формат. Значение в ячейке переводится в процентное выражение.
- Уменьшить число знаков после запятой. Округляет число до нужного разряда.
- Увеличить число знаков после запятой. Округляет число до нужного разряда.
- Другие форматы. Тут можно выбрать разные форматы для перевода значения ячейки.
Блок 4:
- Шрифт — сделать более удобным и читабельным.
Блок 5:
- Размер шрифта — сделать больше или меньше.
Блок 6 — форматирование текста:
- Полужирный текст. Выделенный текст станет жирным.
- Курсив. Шрифт выделенного текста станет более тонким и с наклоном вправо.
- Зачеркнутый. Весь выделенный текст будет зачеркнут.
- Цвет текста. Можно выбрать любой цвет из палитры.
Блок 7 — форматирование ячеек:
- Цвет заливки — выбрать любой цвет из палитры.
- Границы — сделать тонкими или толстыми, различной толщины по разнородным сторонам.
- Объединить ячейки — несколько ячеек в одну.
Блок 8 — выравнивание текста:
- По горизонтали — по левому, правому краю и по центру.
- По вертикали — по верхнему, нижнему краю и по центру.
- Перенос текста — установить перенос слов, перекрытие соседних ячеек и обрезку слов.
- Поворот текста — повернуть текст на 45 и 90 градусов в ту или иную сторону, указать любой другой градус поворота.
Блок 9:
- Добавить ссылку — она перекинет на внешний сайт.
- Добавить комментарий — если нужно пояснение.
- Создать диаграмму — наглядный график по данным из таблицы.
- Создать фильтр — по нужным условиям.
- Функции — для быстрого взаимодействия с таблицами.
Блок 10:
- Способы ввода — выбрать нужную клавиатуру.
Просмотр истории изменений. В гугл-таблицах можно посмотреть, какой пользователь и в какое время вносил преобразования в таблицу. Чтобы увидеть — перейдите во вкладку «Файл» и кликните «История версий», а затем — «Смотреть историю версий».
Еще вы можете отследить историю изменений отдельной ячейки. Кликните правой кнопкой мыши на выбранную ячейку, а после «Показать историю изменений».
Совместный доступ. Нажмите на «Настройки доступа». В появившемся окне выберите «Все, у кого есть ссылка».
Укажите роль юзеров: читатель, комментатор или редактор — и нажмите «Копировать ссылку». Кликните «Готово», чтобы сохранить изменения.
Работа с данными
Редактирование. Разместите курсор в пустой ячейке и внесите данные. Если в ней уже есть информация, нажмите в область ячейки дважды и удалите или дополните ее.
Если данные вам не нужны, нажмите на ячейку один раз и начните печатать. Предыдущее автоматически удалится.
Используйте команды «Копировать», «Вставить», «Импортировать».
Форматировать данные можно с помощью «Панели инструментов» в блоках 1–8, о которых писали выше.
Условное форматирование. Настройка предполагает изменение цвета при заданной команде.
- Воспользуйтесь функцией «Формат» — «Условное форматирование».
2. В появившемся окне «Один цвет» выберите интервал ячеек, задайте «Правила форматирования» и «Формат».
3. Перейдите в «Градиент» и отрегулируйте «Мин. точка», «Точки середины» и «Макс. точка». Выберите цвет заливки для каждой из точек.
Сортировка и фильтры. Чтобы воспользоваться функциями «Сортировка» и «Фильтрация», нажмите «Данные».
Сортировка. Пункт «Сортировать лист» группирует текст по алфавиту (от А до Я) и в обратном порядке (от Я до А) на всём листе. «Сортировать диапазон» упорядочивает выделенные данные — от А до Я и наоборот. Числа упорядочиваются по принципу от большего к меньшему и обратно.
При сортировке нажмите «Данные со строкой заголовка», выберите нужный параметр и «Сортировать».
Фильтрация. Фильтры подчеркнут один или несколько пунктов из множества в таблице.
Когда вы переходите в «Данные», высвечиваются два действия: «Создать фильтр» и «Режимы фильтрации». Например, вы работаете над одним документом совместно с кем-то и хотите выделить фильтр только для себя. Тогда используйте «Режимы фильтрации» и «Создать новый фильтр». Вы можете использовать несколько режимов фильтрации, они сохраняются автоматически. Можно выбрать «Удалить фильтр», перейдя в «Данные».
Проверка. Позволяет проверить соответствие данных в ячейке определенным параметрам. Например, вы задали числовой формат для одного столбца. Проверьте: перейдите в «Данные» — «Настройка проверки данных».
Сводная таблица. Это универсальный помощник при анализе данных.
Допустим, вы продаете одежду в разных магазинах города. Ведете таблицу, чтобы следить: в каком из них получите больше прибыли за полгода.
Выделите всю таблицу, перейдите в меню «Вставка» — «Сводная таблица» и выберите «Новый лист». В выпадающем меню в «Строках» выберите магазин, а в «Значениях» — прибыль за полгода и функцию «MAX». Вы увидите наибольшее значение прибыли за указанный срок.
Популярные функции
Расчет длины строки. Формула: =длстр (строка) + Enter. Расчет покажет, сколько символов содержится в каждой из строк.
Удаление лишних пробелов из таблицы.
Для текста
Когда пишете текст в таблице, можете случайно поставить два пробела вместо одного или ввести пробел в ненужном месте (например, перед знаком препинания). Выделите текст в гугл-таблице и перейдите в меню, в раздел «Данные», выберите «Очистка данных» и «Удалить пробелы».
Для числовых значений
Сначала выделите диапазон чисел, затем нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl + H. В строке «Найти» введите пробел, а строку «Заменить на» оставьте без пробела. Проверьте выбранный диапазон, нажмите на «Заменить все» и выберите «Готово».
Важно: способы для текстового и числового удаления пробелов разные и не заменяют друг друга.
Формулы
ВПР (VLOOKUP). Ее суть — найти значение в диапазоне. Предположим, у вас есть список товаров, их цена, наличие на складе и характеристика. Этот список может быть объемным, а вам нужно найти полную информацию о конкретном товаре.
Задайте искомое значение и перенесите строку с названиями столбцов из таблицы. В ячейке введите формулу: =VLOOKUP (искомое значение; весь диапазон таблицы; номер столбца; приблизительное/точное значение: 1 или 0) + Enter.
То же самое нужно повторить для других столбцов. Изменяйте при этом номер столбца в формуле.
ЕСЛИ (IF) — проверяет условие, при котором значение верно или неверно.
Предположим, у вас в таблице есть значения от 1 до 22. Вам нужно поделить эти значения на две группы. Первая группа: от 1 до 11 включительно, вторая группа: с 11 до 22.
Перейдите в ячейку и введите: = If (число < 11; «Меньше 11»; «Больше 11»). Данная формула проверяет условие, к какой группе чисел относится указанное в столбце число.
ЕСЛИОШИБКА. Введите нужные значения и проверьте их с помощью функции. Если расчет неправильный, формула выдает ошибку.
СУММЕСЛИ. Математическая функция, которая считает сумму значений при определенных заданных условиях.
Составляющие функции: диапазон ячеек, условие (будут суммироваться те числа, которые подходят под условие).
СЧЕТЕСЛИ. Введите: =СЧЕТЕСЛИ (диапазон ячеек; «условие»). Функция посчитает, сколько ячеек соответствуют заданному требованию.
СТРОЧН. Для изменения букв в конкретной ячейке: из верхнего регистра в нижний.
Вид: =СТРОЧН (значение ячейки).
ПРОПНАЧ. Текстовая функция, изменяет первую букву слова в прописную и другие буквы — в строчные.
Вид: =ПРОПНАЧ (значение ячейки).
ПРОПИСН. Преобразует буквы в прописные.
Вид: =ПРОПИСН (значение ячейки).
[Источник: составлено автором]
СОВПАД. Сравнивает данные в ячейках. При совпадении выдается «ИСТИНА», при несовпадении — «ЛОЖЬ».
Вид: =СОВПАД (значение первой ячейки; значение второй ячейки).
ЛЕВСИМВ. Возвращает первые значения (значение) строки исходя из заданного числа.
Вид: =ЛЕВСИМВ (значение ячейки; количество символов).
ИЛИ. Проверяет истинность или ложность значения. Истина возвращается, если хотя бы один элемент формулы имеет истинное значение. Ложь возвращается, если каждое введенное выражение ложно.
Вид: =ИЛИ (значение ячейки < введенного числа; любое число < другого числа).
В формуле можно использовать любые числа и знаки «больше» и «меньше».
И. Функция схожа с «ИЛИ» и проверяет истину или ложь значения. Однако в функции «И» значение истинное только тогда, когда каждый аргумент функции верный.
Вид: =И (значение ячейки < введенного числа; любое число < другого числа).
Можно использовать любые числа и знаки «больше» и «меньше».
СЦЕПИТЬ. Позволяет объединить данные из нескольких ячеек в одну.
Вид: =СЦЕПИТЬ (значение ячейки 1; « »; значение ячейки 2).
Горячие клавиши
Их удобно использовать при частых действиях в гугл-таблице.
Самые популярные:
- Ctrl + пробел — выделить столбец.
- Shift + пробел — выделить строку.
- Ctrl + ввод — заполнить диапазон.
- Ctrl + O — открыть.
Подробнее — в разделе быстрые клавиши в гугл-таблицах.
Еще в гугл-таблице можно перейти во вкладку «Справка», выбрать пункт «Быстрые клавиши» и получить большой список комбинаций для удобной работы. Или нажмите сочетание Ctrl + /.
Работа с графиками и диаграммами
График и диаграмма в гугл-таблице — удобные инструменты, позволяющие визуализировать данные.
- Создайте таблицу с исходными показателями.
- Выделите всю таблицу и перейдите во «Вставка», выберите «Диаграмма».
- Выберите «Тип диаграммы», выберите «График».
- В дополнительных настройках измените шрифт, цвет и текст содержимого.
- Измените тип графика во вкладе «Настройки» на любой из предложенных.
Интеграция с инструментами Google
В гугл-таблицах можно работать с другими инструментами.
Гугл-диск. Перейдите в «Диск» в приложении или на сайте и найдите ваш документ из гугл-таблиц в одном из пунктов слева.
Гугл-документы, или Doc. Перейдите в них через приложение или сайт и воспользуйтесь содержимым из гугл-таблиц при необходимости.
Остальные инструменты доступны на сайте с другими продуктами и сервисами Google.
Вебинары 6−8 февраля 16:00 и 19:00 МСК Как гарантированно устроиться на удаленную работу в IT в 2023 году
Коротко о главном
Гугл-таблицы — бесплатный инструмент, который упростит работу с данными, поможет обработать большой объем информации и представить ее визуально. Они упростят работу и учебу.
Гугл-таблицы подходят для вычислений, планирования бюджета, анализа или составления расписания. В них можно строить графики, изменять регистр букв, быстро редактировать и заполнять информацию.
Gooogle таблицы – это аналог специальной программы, которую пользователю не нужно устанавливать на свой персональный компьютер, так как он может использовать ее онлайн. Данный инструмент, так же, как и программа, Microsoft Excel, позволяет создавать таблицы со всеми необходимыми пользователю данными.
Преимущества Гугл-таблиц
Плюсы и минусы Представленный сервис предоставляется пользователю совершенно бесплатно, и он может использовать его напрямую из браузера. Кроме того, для использования данного инструмента совершенно не потребуется установка дополнительных программ на персональный компьютер. Все данные пользователя хранятся в его личном облаке, а это значит, что в случае, если его персональный компьютер сломается, вся информация сохранится целой и без каких-либо потерь. При необходимости пользователь может делиться любыми файлами из представленных таблиц, просто отправив ссылку необходимому человеку. Использовать данный сервис можно с совершенно любого устройства, которое обладает доступом к сети интернет. Более того, существует мобильное приложение, которое не требует наличия соединения с интернетом. Данный инструмент отлично подойдет для работы в коллективе, так как работать с одним и тем же файлом может одновременно несколько пользователей. Кроме того, создатель определенной таблицы самостоятельно решает, кто сможет отредактировать ее, а кто только смотреть или же оставлять различные комментарии. Все новые изменения будут сразу отображаться в таблице, благодаря чему пользователям не потребуется отправлять огромное количество измененных версий файла по почте. Имеется история изменений файла, в которой пользователь в случае, если он допустил ошибку, может зажать специальную комбинацию кнопок на клавиатуре и вернуться к определенному этапу для того, чтобы исправить ее. Более того, если пользователь случайно удалил часть созданной таблицы, он также может вернуть все назад. Характеристики персонального компьютера никак не влияют на процесс работы таблиц, так как он происходит онлайн в браузере. Интерфейс в представленном инструменте максимально прост и понятен, благодаря чему человек сможет очень быстро научиться им пользоваться. В случае, если скорость интернет подключения невысокая, то данный инструмент может работать медленно или же с перебоями. В случае, если пользователь потеряет доступ к личному аккаунту в Google, он также потеряет доступ ко всем файлам в Google Таблицах. Небольшое количество функций.
Как зарегистрироваться в Гугл-таблицах
Перед тем, как приступить к созданию таблиц, пользователь должен зарегистрироваться в сервисе google. Для этого просто потребуется открыть поисковик google и в правом углу будет кнопку «Войти», на которую нужно кликнуть.
Необходимо отметить, что, если у пользователя уже имеется аккаунт в данном сервисе, ему не нужно дополнительно регистрироваться для Google Таблиц. Кроме того, он может войти на сервис, используя созданный личный аккаунт.
После этого откроется окно входа в личный профиль, в котором пользователь должен нажать на кнопку с надписью: «Создать аккаунт». Далее потребуется просто следовать понятной инструкции, которая поможет в процессе создания аккаунта.
Как начать использовать Google-таблицы
После того, как пользователь создал аккаунт в сервисе Google, он может приступать к созданию таблиц в представленном инструменте. Для этого потребуется лишь открыть соответствующую страницу в браузере персонального компьютера. Сделать это можно следующими способами:
- В поисковике браузера потребуется просто ввести запрос: «Гугл таблицы», после чего пользователю сразу будет выдан результат. Необходимо лишь открыть первую страницу, авторизоваться в системе, используя личный аккаунт Google, а после можно приступать к созданию таблиц;
- Просто перейдя по ссылке, прикрепленной ниже, а после также авторизовавшись.
Ссылка на страницу инструмента.
Как создать Гугл-таблицу
Теперь пользователь может приступать к процессу создания новой таблицы в представленном онлайн инструменте. Для этого потребуется просто нажать на иконку с надписью: «Пустой файл». Таким образом пользователь создаст новую таблицу, которую также потребуется назвать.
Дать название новой таблице можно следующим образом:
- Сперва нужно нажать на строку с надписью: «Новая таблица»;
- После этого пользователь может придумать ей подходящее название;
- Для сохранения действий необходимо нажать на клавишу Enter.
Основные функции
Сервис Google Таблицы обладает невероятно большим количеством встроенных функций, которые могут помогать пользователям в процессе создания таблицы. Более того, в настоящий момент в данном инструменте имеется 371 функций, которые распределены по разделам.
Таким образом, данный сервис позволяет пользователям делать следующие действия:
- Кодировать определенные тексты в таблице для передачи в строке запроса необходимые ссылки;
- Импортировать необходимые данные с указанной ссылки;
- Вычислять определенные значения, например, количество рабочих дней между определенными датами, исключая заданные выходные и праздничные дни.
Безусловно, это не весь список возможностей данного инструмента. Перейдя по ссылке, пользователь может почитать более подробный список
Гугл-таблицы — как работать в системе
Для начала работы в данной системе пользователь должен создать новую таблицу. После этого он может приступать к непосредственно внесению в нее необходимой информации, а именно текстов, чисел, формул, функций и так далее.
Для того, чтобы ввести определенную информацию в таблицу, пользователю потребуется просто нажать на нужную ячейку, а после начать печатать текст. Помимо этого, пользователь также может ввести определенную информацию в строку для формул.
Числа в Гугл Таблицах выравниваются справа, а текст слева, однако, пользователь при желании может это изменить благодаря специальному инструменту. Для этого потребуется выделить ячейку, в которой нужно изменить выравнивание, а после нажать на значок полосок в верхней панели.
Помимо этого, пользователь может добавлять в свою таблицу к определенным ячейкам различные комментарии и примечания. Добавить комментарий можно следующим образом:
- В первом способе потребуется нажать на необходимую ячейку, используя правую кнопку мышки, после чего должно появиться меню, в котором пользователь должен нажать на кнопку «Вставить примечание»;
- Во втором способе потребуется просто нажать на сочетание кнопок на клавиатуре «Shift + F2», также выбрав необходимую ячейку;
- В третьем способе необходимо найти на верхней панели пункт «Вставка», нажать на него и выбрать строку «Примечание».
Для того, чтобы добавить комментарий также потребуется сперва выбрать необходимую ячейку в таблице. После это можно сделать одним из следующих способов:
- Кликнув на необходимую ячейку, используя правую кнопку мыши, а после появления специального меню выбрать строку «Вставить комментарий»;
- На верхней панели нажав строку с надписью «Вставка», а после выбрав раздел «Комментарий»;
- Зажав сочетание кнопок на клавиатуре – «Ctrl + Alt + M».
Необходимо отметить, что ячейки в таблице, которые пользователь дополнил примечанием или комментарием, обладают специальным флажком.
Как делиться таблицами с другими
Пользователь может открыть доступ другим пользователям к таблице, нажав на кнопку голубого цвета, которая находится сверху в левом углу. Откроется меню, в котором пользователь сможет добавить определенные электронные адреса тех пользователей, которые смогут просматривать или даже изменять таблицу.
Как закрыть доступ файлу
Если пользователь хочет закрыть доступ к определенному файлу, ему потребуется следовать следующим шагам:
- Сперва необходимо открыть главный экран Google Таблиц и выбрать нужную таблицу;
- Далее нужно также открыть раздел настроек доступа и найти там строку «Открыть доступ к объекту»;
- Откроется список людей, у которых имеется доступ к таблице. В нем пользователь может нажать на стрелку вниз, которая находится справа от имени человека, доступ которому нужно ограничить, а после нажать на строку «Удалить».
Интересные возможности
Главной особенностью Гугл таблиц является то, что пользователи могут организовывать совместную работу над определенным документом. Помимо этого, пользователь может блокировать определенные ячейки, благодаря чему никто не сможет их редактировать.
Также, в данном инструменте имеются специальные формулы, которые могут производить различные математические вычисления без помощи калькулятора.
ли со статьей или есть что добавить?