Система электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО» – Инфосистемы-КС, Якутск, программное обеспечение и электронный документооборот

Демонстрационная версия системы “ДЕЛО”

Обзор СЭД “ДЕЛО”

Лидирующие позиции

Система «ДЕЛО» – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации. Она эффективно используется как в государственных, так и в коммерческих организациях, распределенных холдинговых и ведомственных структурах.

Система «Дело» предназначена для управления электронными и бумажными документами, контроля за их прохождением и исполнением в структурных подразделениях любой организации. Разработанная на основании существующих законодательных и нормативно-методических требований в области управления документами, норм и стандартов документооборота российской и международной нормативной базы, система «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России.

Техническая завершенность решения, простота и удобство интерфейса, готовность к работе в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), системе оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (СОГУ), легкая и быстрая установка и настройка (в том числе силами заказчика) делают СЭД «ДЕЛО» привлекательной для пользователей.

СЭД «ДЕЛО» отличается полной функциональностью, доступной сразу после ее покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что система уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

«ДЕЛО» – первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

В настоящее время «ДЕЛО» используют более 6000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 500 000. Семнадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Сегодня программа документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России.

Функциональные возможности

Данный программный продукт предназначен для управления любыми типами документов предприятий и организаций различного профиля. В частности система «ДЕЛО» позволяет:

1. Организовать как четкое ведение всей внутренней документации предприятия, так и переписки со сторонними организациями (приказы, распоряжения, служебные записки, переписка с подрядчиками и заказчиками, претензионная переписка и т.п.)

2. Автоматизировать ведение договорного делопроизводства (ведение шаблонов договоров, регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов и прочих договорных документов), планировать и контролировать работу сотрудников по договорным документам.

3. Обеспечить контроль исполнения поручений руководства (устные поручения, поручения с планерок, протоколы совещаний и т.п.), проводить анализ исполнительской дисциплины.

4. Выполнять оперативное электронное согласование документов (документы на оплату, отгрузку, внутренние заявки и т.п.), проводить разработку договоров, приказов и других документов в электронном виде.

5. Для организаций, работающих с гражданами, система дает возможность наладить прием и обработку обращений граждан, включая аналитику по и контроль сроков исполнения решений по обращениям. Данные возможности, направленные на повышение качества оказания публичных гос. услуг и услуг населению, особенно важны государственным и муниципальным организациям, предприятиям сферы ЖКХ и социального обеспечения.

6. Экономить более 30% непродуктивно используемого рабочего времени руководителей и сотрудников, за счет облегчения поиска документов и информации.

7. Следить за движением и возвратом копий/оригиналов документов, исключить утерю важных документов и информации.

Эффект от внедрения

В отличие от большинства корпоративных IT-систем, эффект от внедрения СЭД очевиден. В процессе внедрения вы получаете:

1. Тактические преимущества (сокращение затрат и экономию ресурсов по многим позициям).
2. Стратегические преимущества (долговременный стратегический эффект – совершенствование системы управления, бизнес-процессов, а в результате – существенную положительную динамику в характеристиках эффективности деятельности организации).

I. Тактические преимущества: экономим деньги и ресурсы

СЭД позволяет сэкономить средства и ресурсы за счет:

• высвобождения пространства офиса, необходимого для хранения бумажных документов в результате внедрения;
• уменьшения затрат на копирование – бумагу, копировальную технику, расходные материалы;
• сокращения затрат на доставку бумажных документов благодаря внедрению системы;
• экономии рабочего времени сотрудников на операции с документами, как следствие – высвобождение времени на продуктивную деятельность.

В соответствии с результатами исследования, проведенного компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов – от 30 до 60%. По итогам анализа реальных проектов по внедрению СЭД определены следующие преимущества автоматизации документооборота:

• после внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
• стоимость архивного хранения электронных документов после внедрения на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.

Экономия времени на различные операции:

20 % – поиск и ожидание поступления документов;

20 % – согласование и утверждение документов;

10% – передача документов между подразделениями;

10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД в результате внедрения – более 60%.

II. Стратегические преимущества электронного документооборота: повышение качества управления и оптимизация бизнес-процессов

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД, влияющим на эффективность деятельности организации и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести:

Повышение качества работы с информацией за счет:

• сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов;
• увеличения скорости обработки информации и прозрачности информационных потоков;
• повышения уровня информационной безопасности.

Увеличение эффективности работы компании за счет:

• улучшения исполнительской дисциплины;
• повышения качества управленческих решений (за счёт использования актуальных данных);
• внедрения эффективных механизмов совместной работы в СЭД;
• гибкого управления человеческими ресурсами.

Таким образом, преимущества внедрения систем электронного документооборота – не только в ежедневном, но и долговременном эффекте от использования СЭД. В результате внедрения вы получаете удобный инструмент для организации работы руководителей, их помощников и советников, специалистов (исполнителей), служб документационного обеспечения, IT-специалистов. Ключевыми преимуществами использования СЭД станут оптимизация бизнес-процессов, совершенствование системы управления организацией и общее повышение качества деятельности компании.

Из этих преимуществ следует эффективность работы всей организации:

• Уменьшаются затраты после внедрения системы электронного документооборота.
• Внедрение повышает качество обслуживания заказчиков, а значит, и повышается их лояльность.
• Как следствие, повышается удовлетворенность клиентов.
• Увеличивается скорость реагирования на запрос благодаря функционалу СЭД.
• СЭД дает возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени.
• Обеспечивается лучшая управляемость – можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды в СЭД.
• Внедрение системы увеличивает скорость распространения информации по компании. В крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны.
• Изменение корпоративной культуры – внедрение системы электронного документооборота приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
• СЭД улучшает моральный климат и степень удовлетворенности сотрудников своим трудом.
• Более быстрое и качественное принятие решений благодаря СЭД.
• Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.
• Повышение привлекательности для инвестиций.
• Облегчение внедрения системы управления качеством.
• и многое другое.

Качественный документооборот предприятия: решаемые задачи

• Канцелярия – регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка электронной подписи; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.
• – сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др. Обеспечение работы с партионной почтой (автоматическое присвоение штрих-кода почтовым отправлениям, печать конвертов и реестров с присвоенными штрих-кодами, формирование электронной документации на партионную почту).
• Поручения – создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений.
• Контроль исполнения поручений – просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля поручений;
• Согласование – гибкие настройки процесса согласования; создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;
• Бизнес-процессы – документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию – от регистрации до подписания документа.
• Мобильный кабинет – универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)
• Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.
• Оповещения и уведомления – рассылка информационных сообщений и напоминаний по различным событиям системы; настройка необходимых для сотрудников оповещений и уведомлений.
• Сканирование, в том числе поточное – перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.
• Создание отчетов – подготовка и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов.
• Веб-доступ – полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск.
• Электронная подпись (ЭП) – подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).
• Юридически значимый документооборот предприятия – решение по организации юридически значимого документооборота любого масштаба; электронная подпись (ЭП) равнозначна собственноручной подписи; создание и проверка электронной подписи; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров.
• Протоколы – просмотр всех действий, совершенных в системе.
• Интеграция – описанная структура системы; наличие API.

Время прочтения 5 мин Просмотры 12K Управление проектами * Система электронного документооборота «Дело» функционировала на предприятии за долго то того, как там появился я. Но за два года моего участия я неплохо разобрался, как все устроено по капотом. О том, как же это все работает, о некоторых косяках я расскажу прямо сейчас.

Привет, документооборот

Начнем наше знакомство с документооборотом, взяв на себя роль простого начальника отдела. Пусть наш отдел отвечает за ремонт помещений. Итак, вот мы проснулись утром, постояли в Московских пробочках и наконец оказались в своем уютном кабинете. Выпив кофе, загружаем компьютер и открываем Дело. Видим папки: входящие, на исполнение, на контроле. Третью папку (на контроле) доступна не всем, а только тем, кто подобрался достаточно близко к власти. Открываем папку входящие. Там пара документов. Вот пришел документ о том, что по желанию можно придти на такой-то тренинг тогда то. Мы просто удаляем его из кабинета. Следующий документ содержит приказ какого-то вышестоящего должностного лица, о том, что надо кинуть проводку на третьем этаже. Нажимаем на кнопку «принять к исполнению». На самом деле таких документов утром может придти не 2, а десятки. Не все из них достойны внимания, некоторые попадают в кабинет по рассылки «всем пользователям». Поэтому, зачастую, работу по разгребанию папки входящие ведет не сам начальник, а его помощник. Помощник доводит до руководителя только наиболее важные моменты. Открываем папку на исполнение. В самом верху документ о проводки. Срок его не подходит, можно не волноваться. Но все же заходим в него. Нажимаем «добавить подчиненную резолюцию» и отправляем этот документ к электрикам. Следующий документ горит красным. Что это он так? А, по нему надо было отправить отчет еще вчера. Ну ничего, не очень страшно. Заходим во внутрь и пишем отчет. Допустим, документ был о покраске лавочки. Пишем: «Лавочка покрашена в такой то цвет» и прикладываем фотографию. Если просто написать «поручение выполнено», будет а-та-та. Надо обязательно доказать. *Прошло два дня* Теперь поручение о проводке горит красным. Заходим в него. Внутри видим отчет о выполненной работе от электриков. Посылаем помощника проверить, все ли выполнено верно. Да, действительно, все так. Нажимаем отправить отчет, прикрепляем доказательства. Через некоторое время контролер снимет это поручение.Если не снимает, то звоним ему по телефону, узнаем, все ли так и просим снять. Папка на контроле доступна лишь ограниченному числу пользователей. Только тем, кто может давать поручения начальникам отделов и их контролировать. Тут все просто: пришел отчет от всех исполнителей о выполненном поручение, нажал снять с контроля. Не понравился отчет: взял телефон, набрал номер исполнителя и высказал все рекомендации по выполнению. Ситуация, описанная выше, полностью придуманная. В реальности, такие проблемы, как мигающая лампочка, решаются через заявку по телефону. Но придумать более качественный пример, не углубляясь во внутренние процессы, я не смог.

Жизненный путь документа

Документ создается в недрах предприятия (набирается в ворде, печатается на листе бумаги), подписывается всеми необходимыми по регламенту руководителями и визирующими лицами (напоминаю, все подписи пока ставятся на бумаге). Затем этот документ попадает в отдел документационного оборота (по нашему- канцелярия). В этом отделе много человек и у них очень крутые и дорогие сканеры, готовые сканировать лист за листом, тратя на каждую страницу меньше секунды. Наш документ сканируется. Ему автоматически присваивается номер (состоящий из индекса, которые показывает, к какому типу относится документ, и порядкового номера с начала года). Затем регистратор (сотрудник канцелярии) вручную вводит рубрику и информацию, о чем документ (спасибо распознавалке текста, которая значительно ускоряет эту работу). На следующем шаге регистратор рассылает документ в личные кабинеты тем, кому это необходимо видеть. Список тех, кому разослать документ создатель указывает на оборотной стороне. Для типовых документов, которые и составляют основную массу, готовые списки рассылки уже заботливо созданы нами в программе «Дело», поэтому рассылка, зачастую, занимает пару кликов. С этого момента документ остается в системе навсегда. А оригинал на бумажном носителе убирается в шкаф. С обычным документом работа завершена. Он попал в кабинеты тех пользователей, которым нужно. Те, кому он понадобится, могут найти его по номеру, содержанию, дате, рубрике. Конечно, если у пользователей хватит прав просмотреть его. С контрольным поручением работа не закончена. Регистратор проставляет всех исполнителей и контролеров. А так же даты, до которых поручения должны быть выполнены. Теперь этот документ не исчезнет из папки на исполнение и на контроле у исполнителя и контролера соответственно.

На бумаге то все хорошо. А как на деле работает «Дело»?

В целом, все работает так, как должно. К софту и его логике претензий почти нет. Но большую роль во всем процессе играет человеческий фактор. Кто то заглядывает в систему по регламенту дважды в день, а кто был там лишь однажды. Единственный способ мотивации к качественной работе: денежный. Квартальная премия у нас зависит напрямую от количества невыполненных и просроченных поручений. Точнее, тут связь обратная. Отдельный вопрос с настройкой прав. Их очень много и они настраиваются в разных местах. Именно поэтому слово почти в предыдущем абзаце. Есть разные грифы доступа. К примеру, есть гриф персональные данные. Документы, помеченный этим грифом, невозможно найти через поиск. Его можно открыть, только если он пришел в кабинет. Бывает, что документ был удален из кабинета, как более не нужно, а тут вновь понадобился. Пользователям приходится звонить и просить направить им этот документ заново. В остальном же система надежная, как мамонт. За 2 года не было никаких технических проблем. Но и выглядит так же: типичная офисная программа 90-х годов. Сейчас уже вышла браузерная версия, которая выглядит по легче. Большая часть сотрудников переведено на нее, так как это значительно упрощает администрирование: не нужно на каждый компьютер пользователя ставить программу.

Бонус раздел

В моем прошлом посте задал ряд вопросы, на которые я постараюсь ответить.

Как работает тех. поддержка?

К поддержке претензий нет вообще. Всегда (в рабочее время) на связи по почте и телефону. В вопросы углубляются, знают свои продукты хорошо. Отдельно хочу отметить документацию по использованию. Это несколько томов толстых книг, в которых описаны абсолютно все галочки, параметры, кнопочки. Расписано все, как для дураков. Но очень часто это помогает. К сожалению, на последние версии нет документации в печатном виде.

Насколько сложно дорабатывать самостоятельно?

Дорабатывать самостоятельно просто нет возможностей. Исходный код закрыт. Все, что мы можем- докупать опции.

Совпали ли ожидания с реальностью?

Продукт покупался за долго, до моего прихода на работу. Но, я думаю, ожидания превзошли реальность, так как изначально этот продукт закупался как система контроля исполнения поручений.

Какова стоимость владения в год в вашем случае

На этот вопрос я не могу ответить, так как не владею такой информацией.

Связана ли она у вас с ERP, насколько легко можно связать

Настолько я знаю, Дело никак не связано с ERP и автоматического импорта информации не происходит. Но, при необходимости, можно использовать api, которое, конечно же, докупается отдельно. Api сейчас используется для дружбы с 1C.

Что сделано хорошо, а что плохо?

Хорошо, что продукт качественный. Плохо, что иногда его сложно развернуть под конкретные нужды.

Какие потребности покрыли

Больше никто не в праве сказать: «не видел, не слышал, потерялся документ». ИНТЕГРАТОРЫ (733) ПРОЕКТЫ (7391) СИСТЕМЫ (741) ВЕНДОРЫ (351) СЭД

Подрядчики-лидеры по количеству проектов

  Directum (Директум) (787)   Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (585)   Haulmont (Хоулмонт) (472)   Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг) (255)   Comindware (Колловэар) (253)   Другие (5223)   Directum (Директум) (118)   Comindware (Колловэар) (79)   Haulmont (Хоулмонт) (67)   Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (55)   Синтеллект (Syntellect) (33)   Другие (269)   Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (240)   Directum (Директум) (119)   Синтеллект (Syntellect) (92)   Haulmont (Хоулмонт) (84)   QuickBPM (80)   Другие (411)   Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (95)   Directum (Директум) (66)   Haulmont (Хоулмонт) (35)   Этлас-Софт (Atlas Soft) (18)   Гарант-Чебоксары (16)   Другие (228)   BIA-Technologies (БиАйЭй-Технолоджиз) (1)   Управляющая компания Карелкамень (1)   Этлас-Софт (Atlas Soft) (1)   Другие (0)

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

  Directum (Директум) (37, 1718)   Электронные офисные системы (ЭОС) (28, 750)   Docsvision (ДоксВижн) (36, 674)   Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (4, 671)   1С Акционерное общество (22, 515)   Другие (743, 3511)   Directum (Директум) (8, 127)   Comindware (Колловэар) (1, 79)   1С Акционерное общество (6, 76)   Haulmont (Хоулмонт) (1, 68)   Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (1, 57)   Другие (53, 201)   Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (1, 320)   Directum (Директум) (7, 250)   Синтеллект (Syntellect) (5, 93)   Haulmont (Хоулмонт) (1, 86)   Comindware (Колловэар) (1, 78)   Другие (52, 169)   Directum (Директум) (6, 206)   Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (2, 95)   Haulmont (Хоулмонт) (1, 35)   Этлас-Софт (Atlas Soft) (2, 18)   1С Акционерное общество (5, 13)   Другие (34, 83)   1С Акционерное общество (2, 2)   Этлас-Софт (Atlas Soft) (1, 1)   Другие (0, 0)

Распределение систем по количеству проектов, не включая партнерские решения

  Directum (СЭД/ECM-система) – 857   Directum RX – 676   ELMA ECM+ – 670   Docsvision (СЭД/ECM-система) – 615   Дело (ЭОС) – 504   Другие 4383   Directum RX – 100   Comindware Business Application Platform – 79   ТЕЗИС Система управления документами и задачами – 68   ELMA ECM+ – 57   1С:Документооборот 8 КОРП – 47   Другие 269   ELMA ECM+ – 320   Directum RX – 235   ТЕЗИС Система управления документами и задачами – 86   Comindware Business Application Platform – 78   Syntellect Tessa – 70   Другие 283   Directum RX – 198   ELMA ECM+ – 94   ТЕЗИС Система управления документами и задачами – 35   Электронный архив Этлас – 13   HRlink Система электронного кадрового документооборота – 11   Другие 107   1С:Документооборот 8 – 1   Этлас (ЭДО) – 1   1С:Корпорация – 1   Другие

На бракованное дыхательное оборудование Philips поступило 100 тыс. жалоб на фоне отзыва миллионов устройств

GE HealthCare купила разработчика ИИ-систем для УЗИ

Правительство Нижегородской области привлекло «Медси» к строительству медицинского хаба за 5,3 млрд рублей

Мишустин утвердил концепцию увеличения заготовки плазмы крови для производства лекарств

больше новостей Cкопировать короткую ссылку Скачать демо-версию Скачать информационные материалы Скачать свидетельство (38 Кб) Управление территорией региона или мун.образования Контроль управления проектными решениями УИГМИ Росреестр Единая информ. система электросетевой компании СМЭВ-Диалог Обращения граждан Кадры Экспертиза Онлайн КУПР-ЭКСПЕРТИЗА – ВЕБ-СЕРВИС “ЭКСПЕРТИЗА – ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ ЗАЯВИТЕЛЯ” Внешнеэкономическая деятельность МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ ED2WATCHER СТМ ВЭД-АЛФАВИТ СТМ ВЭД-ДЕКЛАРАНТ СТМ ВЭД-ИНФО СТМ ВЭД-КОНТРАКТ СТМ ВЭД-КОНТРОЛЬ СТМ ВЭД-КОНТРОЛЬ ГТД СТМ ВЭД-ПЛАТЕЖИ СТМ ВЭД-СКЛАД СТМ-КОНВЕРТЕР СТМ-ОТЧЕТ СТМ-СЕРВИС СТМ ТРАНСПОРТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ СТМ-ФИНАНСЫ FILL-BILL Логистика ж/д перевозок СТМ RAIL-АТЛАС СТМ RAIL-ИНФО CTM RAIL-ТАРИФ СТМ RAIL-ТАРИФ РОССИЯ RAIL-ТАРИФ-ОНЛАЙН RAIL-ЛОКАТОР Электронный документооборот СЭД ДЕЛО АРХИВНОЕ ДЕЛО ДЕЛО-ALARM Архивный раздел EDOCLIB EOS FOR SHAREPOINT КУПР КУПР-МФЦ СОЦИАЛЬНАЯ И АДРЕСНАЯ ПОМОЩЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ МУНИЦИПАЛИТЕТ УЧЕТ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЙ И ДОКУМЕНТОВ EDOCLIB – “ВЕДЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ИСТОРИИ БОЛЕЗНИ” EDOCLIB – ЭЛЕКТРОННАЯ АМБУЛАТОРНАЯ ИСТОРИЯ БОЛЕЗНИ КАДРЫ ДЛЯ ЕПАРХИЙ РПЦ ЭЛЕКТРОННАЯ ОЧЕРЕДЬ ДАМАСК ООО “НПЦ “Космос-2” (г. Ростов-на-Дону) ООО «СТМ» (г. Санкт-Петербург) ГК ЭОС (г. Москва) «Дамаск» (г. Екатеринбург) ООО «Инфотех» (г. Иркутск)

СЭД ДЕЛО

Разработчик: ГК ЭОС (г. Москва)

Раздел: Электронный документооборот

Версия: 20.4

НаверхИнструкция по выполнению основных операций в системе электронного документооборота «дело» (СЭД «дело») содержание 1.запуск программы. основной вид В  В  В  В 2 2. регистрация документов В  В  В  В 3 Исходящие и внутренние документы В  В  В  В 3 Направление документа адресату: В  В  В  В 5 Входящие документы В  В  В  В 6 3. КАБИнеты В  В  В  В 8 Просмотр и получение копий приказов. В  В  В  В 9 Просмотр и работа с входящими документамиВ  и поручениями руководства университета В  В  В  В 9 3. ПОиск документов В  В  В  В 12 (СЭД «Дело») Открываем ярлык «Документы» . В открывшемся окне вводим данные для входа в Дело – имя и пароль. При успешном входе мы видим основное окно для работы с программой. – регистрация документов: открывает доступ для создания новых документов: входящих, исходящих и внутренних; – кабинеты: представляет собой каталог папок, где хранятся уже существующие документы. – поиск документов и личные папки: осуществляет поиск документов, в том числе и тех, которые уже недоступны в кабинете. Исходящие и внутренние документы После нажатия на пункт регистрация документов из основного меню программы открывается диалоговое окно предлагающее выбрать вид регистрируемого документа, и дату регистрации: Значком обозначаются документы внутренние и исходящие, значком – входящие. Рассмотрим пример регистрации исходящего документа. В РКК заполняем поля: дата, подписал, состав (количество страниц/листов в документе), содержание (обычно заголовок документа), исполнитель, визы, адресат, файлы (прикрепление документа в электронном виде). Обратите внимание! Жирным выделены поля, обязательные для заполнения. Поле регистрационный № не подлежит редактированию, оно заполняется системой автоматически. Поля визы, адресат заполняются нажатием на соответствующие кнопки , . После заполнения всех необходимых данных сохраняем карточку нажатием на кнопку Записать РК вЂ“ . При необходимости регистрации еще одного документа этой же группы можно нажать кнопку Создать РК той же группы . Если необходим новый документ другой группы, нажимаем кнопку Создать РК вЂ“ . Редактирование карточки осуществляется нажатием на кнопку Редактировать . Добавление файла происходит кнопкой Новый файл . Поле связки служит для связи инициативных и ответных документов. Для того, чтобы связать два документа необходимо в поле связки набрать номер РКК документа, с которым будем связывать и нажать enter. Обратите внимание! При вводе номера необходимо вписывать только порядковый номер регистрационной карточки. Например, в документе 015/965 порядковый номер 965 , а 015 – постоянная информация. Направление документа адресату: Адресаты в программе делятся на 3 вида: – организации (внешний адресат); – граждане (внешний адресат); – внутренние адресаты . Выбрав адресата(ов) из необходимой категории обязательно выделяем их всех (Ctrl+A) и нажимаем кнопку отметить отправку . Для внешних адресатов в виде отправки необходимо выбрать соответствующий вид: В  Входящие документы Регистрация входящих документов осуществляется аналогично регистрации исходящих и внутренних документов. В РКК заполняем поля: дата, корреспондент, исходящий номер и дата поступившего документа, сведения о лице, подписавшем документ, кому документ подается на рассмотрение, содержание документа, состав, файлы. Обратите внимание! Жирным выделены поля, обязательные для заполнения. Поле регистрационный № не подлежит редактированию, оно заполняется системой автоматически. После рассмотрения документа руководством в РКК вносится резолюция. Резолюция – если это первое поручение в документе. Пункт – вносится при необходимости деления поручения на пункты. Подчиненная резолюция – вносятся поручения исполнителя первой резолюции. В окне ввода резолюции заполняем поля автор резолюции, дату резолюции, содержание, и исполнителей поручения. При необходимости вносим плановую дату исполнения поручения, при этом РКК автоматически становится контрольной. Основные папки для работы: 1 – Поступившие (сюда поступают входящие документы, требующие исполнения либо выдачи поручения, а также внутренние документы, направленные другими пользователями); 2 – На исполнении (здесь хранятся документы, принятые к исполнению и находящиеся в работе); 3 – На контроле (содержит документы с контрольными поручениями, авторами или контролерами которых являются владельцы данного кабинета); Вид папки Поступившие. Новые документы выделены зеленым цветом. Просмотр и получение копий приказов. После открытия РКК в разделе файлы необходимо открыть прикрепленный файл двойным нажатием или кнопкой Смотреть файл . Распечатывается файл в соответствии с программой, установленной на вашем ПК (обычно меню Файл – печать). После просмотра РКК ее можно удалить из кабинета, в этом случае РКК будет доступна только через поиск. Для этого в папке Поступившие нажимаем правой кнопкой на нужную РКК и выбираем из выпадающего меню пункт удалить из папки. Входящие документы, регистрируемые в ОДО попадают к исполнителю в папку Поступившие. Внизу РКК находятся поручения. Обратите внимание! Если вы не нашли себя в списке исполнителей, нужно перейти на подчиненную резолюцию с помощью кнопок . После перехода между поручениями различного уровня: Распечатать резолюцию и РКК можно нажав кнопку Печать . – обозначает, что документ находится на контроле у руководства университета и поручение должно быть выполнено не позднее указанного в плановой дате срока . На ВСЕ поручения руководства университета обязательно должны быть введены отчеты по их выполнению. Для этого в блоке поручений предназначены две кнопки: Ввести отчет – для ввода отчета или редактирования уже существующего; Смотреть отчет – для просмотра отчета без возможности редактирования. Для ввода отчета заполняем поля: состояние исполнения: промежуточный/окончательный отчет, дата, в текстовом поле информация о выполнении. В поле файл желательно прикреплять документ при его наличии. ВНИМАНИЕ! НА ВСЕ ПОРУЧЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬНО ДОЛЖНЫ БЫТЬ ВНЕСЕНЫ ОТЧЕТЫ. НЕ ДОПУСКАЕТСЯ ВНЕСЕНИЕ ОТЧЕТОВ ХАРАКТЕРА «ПРИНЯТО К ИСПОЛНЕНИЮ», «ПЕРАДАНО». ОТЧЕТЫ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ОКОНЧАТЕЛЬНОГО ИСПОЛНЕНИЯ: НА ПИСЬМА С ПОРУЧЕНИЯМИ «ПРИНЯТЬ К СВЕДЕНИЮ», «ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В РАБОТЕ» ДОПУСКАЮТСЯ ОТЧЕТЫ: «ПРИНЯТО К СВЕДЕНИЮ», «ПРИНЯТО ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЕ». НА ПИСЬМА С ПОРУЧЕНИЯМИ «ДЛЯ ПРЕДЛОЖЕНИЙ», «НА РАССМОТРЕНИЕ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ИНФОРМАЦИЮ» ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПРЕДСТАВЛЕНЫ ОТЧЕТЫ С КОНКРЕТНЫМИ ДЕЙСТВИЯМИ: «ИНФОРМАЦИЯ ПРЕДСТАВЛЕНА ПРОРЕКТОРУ», «ОТВЕТ ДАН ПИСЬМОМ ОТ… №…»,В  «ИНФОРМАЦИЯ ОТПРАВЛЕНА НА E-MAIL … (ФАКС ….)» И Т. Д. Поиск документов осуществляется по всем документам, которые были созданы подразделением или были направлены другими подразделениями. Поиск производится по различным критериям. В  В  В  В  Заказать написание учебной работы