«Кадровое дело» – практический журнал по работе с кадрами организации. Читатели журнала – кадровые менеджеры, и все, кому приходится решать проблемы кадрового делопроизводства и управления персоналом. Эксперты-практики разъясняют, как применять в работе нормы трудового законодательства и обеспечивать охрану труда. Тщательно выверенные образцы кадровых документов и примеры разрешения трудовых споров облегчают работу кадровика. Методика подготовки материалов позволяет ежемесячно анализировать опыт десятков специалистов, публиковать только проверенные рекомендации и объяснить сложные вопросы простым и доступным языком без потери юридического смысла. Опыт лучших российских и западных кадровиков на службе вашего предприятия, а также вся кадровая документация, практика разрешения конфликтных ситуаций, юридическая поддержка предприятия!
Сложные вопросы излагаются с точки зрения практических ситуаций, которые могут возникнуть у любого кадровика, а главное – даются отборные, проверенные и гарантированно рабочие решения. Эксперты дают не сухую справочную информацию, а представляют пошаговое руководство к правильным действиям! Все материалы написаны доступным языком, все понятно и новичку, и профессионалу: не нужно тратить время на расшифровку статей закона!
Журнал «Кадровое дело» представлен в печатной версии, в виде электронного журнала и доступен в приложениях для мобильных устройств.
Редакция журнала предоставляет своим подписчикам бесплатные, удобные и полезные дополнительные сервисы:
- персональные консультации по телефону,
- кадровые документы в «Виртуальном кадровике»,
- судебная практика в «Судебном навигаторе»,
- интерактивный справочник «МРОТ»,
- вебинары,
а также программы обучения, скидки, подарки и многое другое.
Журнал выходит ежемесячно с 2003 года. Объем 128 страниц. Тираж 40 000 экземпляров. Сайт журнала «Кадровое дело» – http://kdelo.ru/
Статьи автора (издания) на Audit-it.ruВ В
Ваш финансовый аналитик
Финансовый анализ заВ 5В минут сделает заВ вас компьютер!
Отчётность поВ МСФО
Самый быстрый способ получить качественную отчётность по МСФО!
Мастер учётной политики
Учётная политика вашей фирмы за 15 минут! Бесплатно!
ТолкованиеПеревод
- Кадровое дело
-
Кадровое дело Специализация: кадровое делопроизводство, трудовое законодательство и управление персоналом
Периодичность: 1 раз в месяц
Язык: русский
Адрес редакции: 127015, Москва, ул. Новодмитровская, д. 5а, стр. 8
Главный редактор: Анна Васенина
Издатель: ЗАО «Актион-Медиа»
Страна: Россия
Объём: 128 стр.
Тираж: 40 200 экз.
Веб-сайт: http://www.kdelo.ru
«Кадровое дело» − практический журнал по работе с персоналом. В журнале эксперты-практики разъясняют, как применять в работе нормы трудового законодательства и обеспечивать охрану труда. Сложные вопросы излагаются с точки зрения практических ситуаций.
Издатель и главный редактор – Анна Васенина.
История журнала
Журнал «Кадровое дело» выпускает издательский холдинг «Актион-Медиа», известный такими изданиями, как журнал «Главбух» и газета «Учёт. Налоги. Право».
Первый номер «Кадрового дела» вышел в январе 2003 года. Журнал был черно-белым, не имел фирменного оранжевого цвета, объём составлял 96 страниц. В то время над журналом работали всего два человека. Знаковым выпуском для «Кадрового дела» стал 8-й номер. Тогда журнал вышел в новом макете и приобрел корпоративный оранжевый цвет, который и сохраняется по сей день. Объем журнала увеличился до 112 страниц, и в него вошло первое интервью – с начальником правового Управления Федеральной службы по труду и занятости Иваном ШКЛОВЦОМ. С 8-го номера редакцию возглавила Анна Васенина, которая и в настоящее время является главным редактором, а также издателем журнала. В апреле 2004 года в журнале появились фотографии. К 11-му номеру журнал «Кадровое дело» уже проводил собственные семинары в регионах России, а к 12-му запустил свой сайт.
C 2005 года структура журнала «Кадровое дело» пополнилась эксклюзивными рубриками, появился раздел по управлению персоналом, и в январе 2005 года на страницах журнала стартовала Всероссийская ежегодная премия «Кадровик года». Цель премии – дать возможность всем кадровикам страны повысить свой профессиональный уровень и обучиться практическому применению норм трудового права. Участники премии ставят перед собой высокую профессиональную планку и получают возможности для кадрового роста. Весной 2005 года состоялся первый Межрегиональный практический телемост. Журнал «Кадровое дело» является организатором уже четырёх Межрегиональных практических телемостов.
В 2007 году объем журнала увеличился до 128 страниц, и он стал выходить с ежемесячными тематическими приложениями: «Журналы и книги по учету кадров», «Трудовое право в схемах и таблицах», «Отдел персонала с нуля», «Большая книга образцов», электронными тематическими приложениями («Шпаргалки для проведения собеседований», «Банк локальных нормативных актов и должностных инструкций», «Конструктор приказов и других документов» и т. д.). Открылся сервис «Кадровое дело: персональные консультации». Эксперты горячей линии ежедневно помогают кадровикам со всех уголков страны решать сложные рабочие вопросы, экономят время подписчиков. С октября 2007 по февраль 2008 года журнал отмечал свой первый 5-летний юбилей. В течение пяти месяцев проходил Фестиваль «Кадрового дела» с праздничными и познавательными мероприятиями. Осенью 2008 года журнал «Кадровое дело» поменял дизайн и стал цветным.
В 2009 году был реструктурирован сайт www.kdelo.ru. На сайте стал доступен свежий номер онлайн, а также весь архив и настроена система «Быстрый поиск».
13 ноября 2010 года в здании Правительства Москвы состоялся первый Всероссийский практический форум «Кадровое дело – 2010». Мероприятие объединило более 1200 специалистов по персоналу из 327 городов России. Также в рамках форума прошла Торжественная церемония вручения Всероссийской ежегодной премии «Кадровик года – 2010».
В марте 2011 года был запущен специальный образовательный проект «Институт профессионального кадровика». Это совместный образовательный проект журнала «Кадровое дело» и Института профессионального кадровика. Проект позволяет проходить обучение, не отходя от рабочего места.
Журнал выписывают более 40 000 организаций и читают около 127 000 специалистов.
Ссылки
Смотреть что такое “Кадровое дело” в других словарях:
-
Кадровое делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и… … Википедия
-
Управление временем — … Википедия
-
БОСС. Кадровые системы — Тип Закрытое акционерное общество Год основания 2003 Расположение … Википедия
-
Издательство Форум Медиа — Эта статья предлагается к удалению. Пояснение причин и соответствующее обсуждение вы можете найти на странице Википедия:К удалению/28 июня 2012. Пока процесс обсуждения … Википедия
-
Генеральный секретарь ЦК КПСС — Генеральный секретарь ЦК КПСС[1] Упраздненная государственная должность … Википедия
-
СГСЭУ — Саратовский государственный социально экономический университет (СГСЭУ) Год основания 1916 Ректор В.А. Динес … Википедия
-
Саратовский государственный социально-экономический университет — У этого термина существуют и другие значения, см. Саратовский университет (значения). Саратовский государственный социально экономический университет (СГСЭУ) Девиз … Википедия
-
Государственная программа — (Government program) Государственная программа это инструмент государственного регулирования экономики, обеспечивающий достижение перспективных целей Понятие государственной программы, виды государственных федеральных и муниципальных программ,… … Энциклопедия инвестора
-
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ ПРЕСТУПНОСТИ — буквально означает предохранение людей, общества, государства от преступлений. П.п. представляет собой сложный комплекс разнообразных мер упреждающего воздействия на все. что порождает, воспроизводит это социально негативное явление.определяет… … Энциклопедия юриста
-
НТВ — У этого термина существуют и другие значения, см. НТВ (значения). НТВ ОАО «Телекомпания НТВ» … Википедия
-
Компании активно внедряют новые технологии в управлении персоналом. Развивается в этом направлении и законодательство. Всё, что нужно знать о цифровизации HR-процессов и электронном кадровом деле сегодня, рассказываем далее.
Компании активно внедряют новые технологии в управлении персоналом. Развивается в этом направлении и законодательство. Всё, что нужно знать о цифровизации HR-процессов и электронном кадровом деле сегодня, рассказываем далее.
В профессиональном стандарте 07.003 «Специалист по управлению персоналом» трудовые функции разделены на группы:
А) Документационное обеспечение работы с персоналом;
B, C, D) Подбор персонала. Обеспечение оценки, аттестации и развития персонала;
Е) Организация труда и оплаты персонала;
F) Организация корпоративной социальной политики;
G) Операционное управление персоналом и подразделением организации;
H) Стратегическое управление персоналом организации.
Под документационным обеспечением понимается:
● применение трудового законодательства и ведение делопроизводства;
● обеспечение документооборота по учёту и движению кадров;
● ведение организационной и распорядительной документации (ОРД) по персоналу.
|
Если вы хотите работать на крупном предприятии, то вам обязательно нужно знать всё о кадровом документообороте в электронном виде (КЭДО). В исследовании консалтинговой компании Deloitte отмечено, что чаще всего КЭДО используют именно в таких организациях — с численностью свыше 2500 человек. |
Электронный кадровый документооборот. Законодательная база
КЭДО, или Почему все перейдут на HR-процессы без бумаг Самое важное для квалифицированного специалиста — знать и понимать законодательную базу, на которой основывается управление персоналом. Причём сейчас недостаточно разбираться в стандартах ГСДОУ, ТК РФ и конституционных правах граждан. Знания должны охватывать вопросы управления информацией, архивами и юридической значимостью электронных документов.
Трудовой кодекс РФ прямо не разрешает, но и не запрещает вести кадровые процессы в электронном виде. Однако 63-ФЗ «Об электронной подписи» признает электронные документы, подписанные электронной подписью, равнозначными бумажным с собственноручной подписью.
Кроме того, на рассмотрении находятся законодательные инициативы, направленные на устранение правовой неопределенности в части электронного кадрового документооборота:
● Законопроект № 736455-7 о юридически значимых сообщениях;
● Проект изменений № 657361-7 в федеральные законы (касательно архивного хранения документов).
Минтруд с 2018 года проводит ряд экспериментов по отработке механизмов ведения и применения электронных кадровых документов работодателями. Итоги первого эксперимента показали значительную экономию на бумаге, но вместе с тем выявили сложности с представлением электронных документов в инспекции по труду.
Эксперимент 2020–2021 годов с использованием электронных документов, связанных с работой, в том числе трудовых договоров, нацелен на подготовку предложений о внесении изменений в трудовое законодательство.
Фактически многие компании работают в цифровом режиме даже в условиях правовой неопределенности, поскольку экономическая выгода от электронных процессов значительно превышает неудобства.
Данные исследования Deloitte «Уровень развития кадрового электронного документооборота в компаниях в России», 2019
|
Больше информации — в разделе Кадровику об электронном документообороте и цифровых процессах. |
Управление персоналом и информационные системы
Всё, что связано с кадровым делом в нашей стране, строго регламентируется и контролируется. То есть специалисту нужно держать в голове массу информации, выполнять предписанные процедуры и множество однообразных операций: фиксировать данные, уведомлять, передавать, сохранять и т. д. На помощь приходят информационные системы — зашитые в них правила помогают соблюдать законодательство, дают правильные шаблоны, ускоряют взаимодействие, сокращают рутину.
HR-специалисту, если он хочет занимать руководящие должности и участвовать в стратегическом планировании управления персоналом, необходимо разбираться в классах информационных систем и их возможностях.
Какие функции уже реализованы в информационных системах, представленных на рынке:
|
Функции информационных систем ● Расчёт зарплат. ● Документирование и документооборот по учёту и движению кадров, ведение ОРД по персоналу. ● Хранение документов с юридической значимостью. ● Формирование оргструктуры и штатного расписания. ● Взаимодействие участников процессов (согласование, передача работ между подразделениями и т. д.). ● Ознакомление и подача различных заявлений от сотрудников ● Подбор персонала. ● Оценка сотрудников (KPI), учёт аттестаций и развития персонала. ● Повышение квалификации, аттестация, развитие знаний (корпоративная база знаний и идей). ● Социализация и групповое взаимодействие. |
Классы и типы систем Наиболее распространенные: ● ERP и учётные системы; ● СЭД/ECM/BPM-системы; ● специализированные HR-системы (HRM). Дополнительные: ● корпоративные порталы и CMS-системы; ● платформы геймификации корпоративных коммуникаций; ● платформы для социальных интранет-сетей; ● конструкторы личных кабинетов работников; ● чаты и мессенджеры, чат-боты; ● базы знаний и платформы обучения. |
На рынке представлено множество информационных систем, решающих задачи автоматизации кадровых процессов: ERP, HRM, BPM, ECM… Но ни одна из них не может «покрыть» все задачи. Распределение функций между системами в компаниях реализовано по-разному. Границы информационных систем размываются, можно сделать практически всё на системе любого класса, но всегда возникает вопрос в затратах, времени и удобстве.
Рассмотрим на схеме, как наиболее важные функции выполняются разными классами распространённых корпоративных систем:
Наилучшим вариантом будет синергия: учётная система + система управления взаимодействием. При этом в ERP содержатся база и управление организационной структурой, штатным расписанием, расчёт заработной платы, начисления и удержания и т. д. А в ECM/BPM-системах организуются кадровые бизнес-процессы, созданиехранениеподписание документов по личному составу, выгрузка для проверок ГИТ, обеспечение юридической значимости.
Цифровые HR-процессы и вовлечение каждого работника
Важный момент — кадровые процессы затрагивают не только управленческий персонал больших и маленьких компаний, но и каждого работника. Как перевести в электронный вид взаимодействие со всеми сотрудниками?
Читайте также:
С одной стороны, ERP-системы предназначены для специалистов профильных отделов, интерфейсы и функции неудобны для широкого круга. С другой — ECM/BPM-системы подразумевают, что цифровые процессы необходимы каждому работнику, от рабочих в цехе или продавцов в магазине до топ-менеджеров. Для этого разработаны гибкое распределение прав в системе, дружественные интерфейсы и различные способы доступа:
Это избавляет сотрудников от посещений отдела кадров, походов за бумагами. Множество вопросов, которые раньше решались через распечатанные документы (заявление на отпуск, справка о зарплате и т. д.), кадровики могут решить удалённо даже с сотрудниками, у которых нет на рабочем месте компьютера. Делается это через мобильные гаджеты или инфокиоски общего доступа.
|
Современное быстрое решение личных кадровых вопросов улучшает атмосферу в коллективе, повышает корпоративную культуру и оптимизирует работу сотрудников кадровых служб. |
Электронное кадровое дело работника. Как вести и передавать в архив
Уже сейчас трудовой договор работника оформляется в электронном виде, трудовая книжка — тоже. Все записи о повышении квалификации, поощрениях и взысканиях, заявления на отпуск, согласия на особые условия труда и переработку можно вести в безбумажном формате. Возможности информационных систем для ведения электронного кадрового делопроизводства есть, как мы и обсуждали выше.
|
Если вы решили поставить кадровое дело в вашей компании на цифровые рельсы, рекомендуем прочитать статьи: · Кадровые документы, от которых можно отказаться · Переводим кадровый документооборот в «цифру». С чего начать? · Как перейти на электронные трудовые книжки, если кадровый документооборот ещё на бумаге |
Допустим, что все записи в кадровом деле сотрудника создавались и использовались в разных информационных системах компании. При этом в бумажном виде они вообще не существовали. И их необходимо хранить 75 лет. Как сделать так, чтобы всё, что есть в электронном виде сейчас, было читабельно и юридически значимо при выемке электронного кадрового дела через большой срок?
Специалистам известна проблема долговременного хранения (до 50 и более лет) документов и рисков устаревания технических средств для их просмотра. Решением этого вопроса может стать конвертация. В таком случае единицей хранения становится zip-контейнер, который включает исходный документ и отдельно документ в формате длительного хранения PDF/A, а также откреплённые электронные и метаданные файла. Такое решение соответствует Рекомендациям по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций от ВНИИДАД.
Предотвратить преднамеренное или случайное изменение информации в системе поможет сверка контрольных сумм контейнера, использование электронной подписи и прав доступа.
При истечении сроков действия сертификата электронной подписи, который ограничен 2-5 годами, используют метки доверенного времени, которые фиксируют время подписания документа. Законодательно эта методика регулируется 63-ФЗ «Об электронной подписи». Усилит её правомерность законопроекты, касающиеся архивного хранения. Ряд таких уже готовятся к рассмотрению и принятию в Госдуме.
|
Разобраться с вопросами хранения электронных документов сложно. Расставить все точки над i вам помогут ваши ИТ-специалисты и наши эксперты. Ответы вы также найдёте в статье 7 вопросов о долговременном хранении электронных документов. |
Кадровое делопроизводство в электронном виде. Статистика в России
Напоследок приведём статистику — как уже сейчас обстоят дела с использованием электронных документов и кадрового ЭДО в мире. По данным того же исследования Deloitte:
· 33% компаний активно используют электронные кадровые процессы во время проверок контролирующими органами и в судебных спорах;
· 60% компаний применяют электронные документы в ходе аудиторских и налоговых проверок;
· 70% компаний урегулировали процедуру электронного взаимодействия между работником и работодателем в локальном нормативном акте;
· 93% компаний используют для кадрового электронного документооборота простую электронную подпись;
· 7% компаний уже полностью готовы отказаться от дублирования электронных кадровых документов бумажными.
Эксперты говорят, что правовые неопределённости тормозят внедрение электронного кадрового делопроизводства. Но в современных реалиях они уже не могут полностью заблокировать переход компаний на цифровые HR-процессы. Мы это видим на практике.
Подробнее о требованиях законодательства, судебной и инспекционной практике кадрового делопроизводства в компании, а также о выводах закрытого HR-клуба можно узнать в записи вебинара Practicum Directum: Цифровизация HR-процессов.
Чтобы прочитать эту статью до конца, авторизуйтесь или зарегистрируйтесь
01 июля 2022 Кадровый учет и делопроизводство с нуля – пошаговые инструкции 2022 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики. Рассмотрим порядок организации кадрового делопроизводства на предприятии.
- Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства
- Инструкция по кадровому делопроизводству 2022 — скачать или разработать самостоятельно?
- Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству
- Итоги
Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.
Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.
Кадровое делопроизводство 2022 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.
О дисциплинарной ответственности работника читайте здесь.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2022 — скачать или разработать самостоятельно?
Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.
Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.
Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.
Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству
Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.
Допустим ли электронный кадровый документооборот? Ответ на этот вопрос дали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Этапы организации кадрового учета на предприятии:
- Создание нормативной и информационной базы.
Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:
- Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
- постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
- правительственное постановление от 24.07.2021 № 1250 и приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, которые помогут в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
ВНИМАНИЕ! С 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Для вновь устраивающихся на работу с 2021 года старые бумажные трудовые книжки уже не оформляются. Подробнее об ЭТК читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».
- методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.07.2017, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
- приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.
Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.
Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.
- Ознакомление с уставной документацией компании.
В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.
- Оформление на работу руководителя.
Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.
Как составить приказ о приеме на работу см. здесь.
В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.
ВАЖНО! Издание приказа о приеме на работу не является обязательным. Подробнее об этом мы писали здесь.
- Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.
Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:
- правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
- кадровая структура организации;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- документы, связанные с защитой персональных данных работников.
В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:
- трудовые контракты;
- книга по учету движения трудовых книжек;
- табель по учету времени работы;
- персональные карточки сотрудников;
- кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
- должностные инструкции и другие документы;
- журнал учета проверок контролирующими органами.
Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».
Также могут издаваться следующие документы:
- коллективный договор;
- положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
- Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.
При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.
Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».
- Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.
Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.
- Прием сотрудников на работу.
Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу (при желании), должностную инструкцию; принимается трудовая книжка (если работник пожелал сохранить ведение трудовой книжки в бумажном формате), заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.
Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.
Решили оформить приказ о приеме на работу? Как это сделать правильно, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
О порядке уничтожения документов читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Итоги
Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Я кадровик-практик с 1992 года, мне приходилось работать в разных организациях, начинать работу с нуля и разгребать дремучие заросли. Кстати, для опытного кадровика начинать с нуля — оптимальный вариант. Главное — получить карт-бланш от руководства организации. В новых компаниях я часто сталкивалась не только с проблемами в систематизации документов, но даже с отсутствием сейфов для хранения трудовых книжек! Обычно реальное положение дел в отделе сильно разнится с тем, что представляешь на всех этапах собеседований с руководством новой компании.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе. За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
Обязательные кадровые документы
В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.
1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек
Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты. В статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сказано, что такой приказ по основной деятельности в произвольном виде должен быть (за отсутствие — штраф 30 000 руб.). Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя. Он может работать с любыми документами без дополнительных приказов в силу своих уставных полномочий.
Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.
4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)
Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.
5. Штатное расписание
Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.
6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)
График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.
Не забудьте проверить календарь! Например, в 2016 году 17 декабря выпало на субботу. Любой инспектор ГИТ в такой ситуации спросит, есть ли у вас приказ руководителя компании о привлечении к работе в выходной день с соответствующей компенсацией? В тот год «спаслись» только компании, у которых руководителю установлен ненормированный рабочий день — «Вышел в субботу только для того, чтобы утвердить график отпусков». Все остальные заплатили штрафы по 30 000 руб.
7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)
Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.
8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)
Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.
9. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»)
А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать. А это нарушение Постановления Правительства РФ. За отсутствие бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовые книжки грозит по 30 000 руб. штрафов. Количество бланков на хранении зависит от числа работников и текучести кадров.
10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Хранится в бухгалтерии.
11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.
12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет
Прием, перевод, прекращение трудовых отношений (увольнение), отпуска по беременности, родам, уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, ежегодные дополнительные оплачиваемые, командировки за границу и в районы Крайнего Севера, смена персональных данных.
Внимание! Приказы, изданные до 01.01.2003 нужно хранить 75 лет (№ 43-ФЗ от 2 марта 2016).
13. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет
Отпуска ежегодные, учебные, командировки по РФ.
14. Основания к приказам по трудовым отношениям
К любым приказам по кадрам обязательно должны быть письменные основания. Например:
Важно! В соответствии со статьей 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. И в ней нет ни слова о заявлении, хотя многие организации используют именно его.
18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)
В зависимости от рода деятельности организации, их количество может отличаться.
19. Разрешения на обработку персональных данных работников
Дополнительный список кадровых документов
Эти документы становятся обязательными при определенных условиях.
2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне
Станет обязательным, если в трудовые договоры включен пункт о необходимости их соблюдения (статья 57 ТК РФ) или работник подписал обязательство об их неразглашении.
3. Положение об аттестации
Речь идет только внутренней аттестации работников организации. Она должна регламентироваться локальным нормативным актом с указанием целей, задач, порядка проведения и оформления итогов.
4. Должностные инструкции
В качестве альтернативы можно составить только должностные обязанности (ДО). Утвердить их и, либо прописать их в трудовых договорах, либо ознакомить с ними сотрудников под расписку. Роструд рекомендует ДО (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0, 31.10.2007 № 4412-6). А термин «должностные инструкции» в ТК РФ не упоминается.
6. Графики сменности
Графики сменности должны быть в организациях, сотрудники которых на отдельных должностях работают по графикам. Графики работы нужно доводить персоналу под расписку не позднее, чем за месяц до наступления периода, на который они составляются. Форма графиков законодательно не утверждена.
7. Гражданско–правовые договоры
Очень серьезная тема и ГИТ всегда предвзято относилась к ним. На протяжении с 01.01.2005 по 31.12.2014 решение трудовой инспекции о переквалифицировании договоров ГПХ в трудовые было рекомендательным, и только суд мог сказать, что он трудовой, то с 01.01.2015 права ГИТ вернули и теперь их решение по этому вопросу стало обязательным.
8. Договоры о материальной ответственности работников
Регулируются Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечня должностей и работ, с которыми работодатель может заключать договоры о материальной ответственности». Эти договоры могут заключаться лишь с сотрудниками, работа которых непосредственно связана с приемом или выдачей материальных или денежных ценностей.
Мы проверили только наличие нужных документов, провели начальный аудит, разложили по папкам то, что нашли. Теперь нужно подробно проанализировать содержание документов, исправить ошибки и подготовить недостающие бумаги. Этому и другим аспектам работы с персоналом можно научиться на курсах Русской Школы Управления. Узнать подробности и зарегистрироваться →
ли со статьей или есть что добавить?